Cumplir con los programas IOTLA (Interés en abogado y cuentas fiduciarias)
Intereses en cuentas fiduciarias de abogados (IOTLA)
Intereses en cuentas fiduciarias de abogados (IOLTA) es una forma innovadora de aumentar el acceso a la justicia para personas y familias que viven en la pobreza y respaldar las mejoras al sistema de justicia a través del uso de los intereses generados en ciertas cuentas de fideicomiso de abogados. Los programas IOLTA son un servicio público, y lo que lo hace único es que este servicio se brinda sin impuestos al público, y se proporciona sin costo para usted o sus clientes.
Cómo funciona IOTLA
A través de IOTLA, como abogado, cuando recibe dinero que pertenece a un cliente, debe colocar ese dinero en una cuenta de fideicomiso. La cuenta de fideicomiso no debe mezclarse con los fondos de su firma de abogados; el dinero de sus clientes debe mantenerse en una cuenta de fideicomiso separada, separada de la cuenta bancaria utilizada para las actividades operativas diarias de su empresa. Debe depositar los fondos de sus clientes en una cuenta IOLTA cuando los fondos no pueden obtener suficientes ingresos para que el cliente supere el costo de asegurar ese ingreso.
Estos fondos se agrupan, generando ingresos por intereses que son mayores que las tarifas para administrar la cuenta, y el interés mancomunado se transfiere al programa IOLTA. Sin embargo, si los fondos de los clientes son lo suficientemente grandes como para que el cliente se beneficie, usted como abogado tiene la obligación fiduciaria de depositar esos fondos en una cuenta bancaria separada para que su cliente reciba este interés.
Las reglas de los programas IOTLA varían según el estado
Las reglas de conducta profesional que rigen el manejo de los fondos fiduciarios de los clientes varían de estado a estado. Si bien los principios generales son los mismos en todos los EE. UU., Los requisitos y detalles administrativos específicos no son los mismos. Por lo tanto, debe consultar al Colegio de Abogados de su estado o a un abogado general para asegurarse de que su configuración de QuickBooks sea coherente con las normas de su estado. El incumplimiento de las reglas con respecto a las cuentas fiduciarias es una violación de las normas estatales y las reglas de la Asociación Americana de Abogados. Estas violaciones pueden dar lugar a sanciones severas, que incluyen sanciones civiles y penales.
Regulación de las cuentas de IOTLA
La gestión adecuada de IOLTA de su firma de abogados, también conocida comúnmente como "Cuenta de fideicomiso", está altamente regulada por su Colegio de Abogados del Estado. La gestión de IOLTA es una habilidad de gestión clave en la operación de un bufete de abogados. El principio de contabilidad se basa en los principios de contabilidad por partida doble, con salvaguardas adicionales diseñadas para mejorar la pista de auditoría.
Cómo configurar un cuadro de cuentas de la firma de abogados en QuickBooks
Para configurar el plan de cuentas de su bufete de abogados, siga estos pasos:
- Cree una cuenta bancaria separada llamada "Cuenta corriente del Fondo Fiduciario del Cliente". Esta cuenta se usará para rastrear todos los depósitos y pagos de los fondos fiduciarios de sus clientes.
- Establezca esta cuenta corriente como una cuenta IOLTA en una institución financiera aprobada para ofrecer cuentas IOLTA. Consejo práctico: debe consultar con su banquero para confirmar que la cuenta IOLTA tiene protección automática contra sobregiros y no tiene acceso a cajeros automáticos. Estas reglas se aplican a los programas IOLTA en todos los estados, incluido el Distrito de Columbia y las Islas Vírgenes de EE. UU.
- Para distinguir las cuentas por pagar de su firma de abogados de las cuentas por pagar de su cliente, deberá configurar cuentas de responsabilidad separadas en QuickBooks. Debe cambiar el nombre de la cuenta Cuentas a Pagar a "Cuentas por Pagar - Operando". Esta cuenta pagadera se usará para las facturas y pagos de las operaciones diarias de su bufete de abogados.
- Configure otra cuenta de Cuentas por pagar llamada "Cuentas por pagar: fideicomiso". Esta cuenta pagadera se usará para rastrear facturas y pagos relacionados con los de su cliente.
- Establezca una Otra responsabilidad actual denominada "Responsabilidad de confianza del cliente". Esta cuenta de responsabilidad se utilizará para rastrear todos los depósitos de sus clientes y otros costos.
Estos son los pasos necesarios para que configure las cuentas necesarias en QuickBooks si tiene cuentas de IOTLA en las que mantiene el dinero de su cliente para usarlo en el pago de sus gastos.