Las mejores formas seguras de enviar documentos fiscales a su contador

by William Pérez

Resista el impulso de usar el correo electrónico

En la era de Internet, cada vez es más común en el momento de los impuestos que las personas soliciten la ayuda de profesionales y contables que podrían estar a una distancia inconveniente. Puede ser tentador simplemente enviar por correo electrónico la información necesaria, pero esa no es la mejor idea.

Deberá asegurarse de que sus documentos tributarios se entreguen a su contador público certificado, agente inscrito u otro profesional de impuestos de la manera más segura y confiable posible. Los documentos impositivos contienen información altamente confidencial como su nombre, dirección, números de seguro social para usted y sus dependientes, cuánto dinero gana y dónde deposita. Y eso es solo para empezar. Si los datos caen en las manos equivocadas, podría terminar siendo víctima de un robo de identidad.

Aquí hay algunos consejos para asegurarse de que sus documentos y sus datos lleguen a su destino intactos y seguros.

Actualizado en enero de 2018 por Beverly Bird

01 Haz una lista

Haga una lista de todos sus W-2 , 1099 y otros documentos relacionados con impuestos. Esto logra dos cosas: sabrá exactamente lo que le envió a su contador y si algo se pierde y no llega al otro extremo, puede identificar lo que era. También tendrá el comienzo de una lista de verificación para la preparación de impuestos del próximo año.

02 Haga copias de seguridad

Si está transmitiendo las copias reales de sus documentos impositivos, hágase un favor y cópielos todos primero. De esa manera no estarás sin información crítica si realmente se pierden. Puede fotocopiarlos o escanearlos en archivos de imagen o PDF, y luego guardarlos en su PC y en una unidad flash como una precaución adicional. Independientemente de cómo lo haga, asegúrese de tener una copia de seguridad antes de enviar la documentación a su contador.

03 La mejor opción es la entrega manual

Cuando un espía quiere asegurarse de que se entregue un documento a la persona adecuada en el momento correcto en las películas, lo entrega en persona. Él no corre el riesgo de que pueda ser interceptado.

Puede poner en práctica esta táctica de la vieja escuela, entregando personalmente sus documentos tributarios a su contador, si es posible. Por lo menos, entrégueselas a su asistente, secretaria, recepcionista u otro personal de la oficina. Esto elimina cualquier riesgo de que se pierdan en la transmisión o sean interceptados por espías.

04 Envío de sus documentos por correo

La entrega de correo es bastante segura y es probablemente la segunda mejor opción si vives en Filadelfia y tu contador está en Pittsburgh, por lo que la entrega manual no es una opción.

Sus documentos están protegidos contra el espionaje casual en virtud de estar envueltos en un sobre. Abrir el correo de otra persona es un delito, al menos en los EE. UU., Y aunque eso no disuada a un delincuente determinado, al menos hay leyes en los libros para castigar a los delincuentes.

Dicho esto, los documentos pueden perderse o dañarse en ocasiones por correo, por lo que puede ser una buena idea enviar esas copias de seguridad que haya realizado en lugar de las originales. Considere la posibilidad de utilizar algún tipo de confirmación de entrega o firma, o evite por completo el Servicio Postal de EE. UU. Y use un servicio de entrega en su lugar, como Federal Express o UPS.

05 Envío de documentos por fax

Enviar documentos por fax a su contador puede ser una manera rápida de entregarlos y es relativamente seguro. Mientras no se toque la línea telefónica del contador, es probable que su transmisión no sea interceptada por ladrones de identidad. Pero esté absolutamente seguro de que tiene el número de fax correcto.

Hay algunas desventajas. Los documentos enviados por fax a veces pueden ser difíciles de leer y lo último que un profesional de impuestos quiere hacer es sentarse a adivinar si un número es un seis o un ocho o tomarse un tiempo adicional para llamarlo y averiguarlo. El envío de fax funciona mejor si solo necesita enviar algunas páginas. Para documentos más largos y especialmente para documentos que contienen información en ambos lados de una página, el envío de fax podría no ser la mejor solución.

06 Si debe usar el correo electrónico ...

El correo electrónico es conveniente y rápido, pero puede ofrecer tanta seguridad como una postal. A menos que tome precauciones, cualquier operador de red puede ver el contenido de su correo electrónico y ver sus archivos adjuntos. Ya sea que estén prestando atención y realmente rastreando los contenidos, no viene al caso, aún existe el potencial.

Verifique si su contador usa un software seguro de intercambio de archivos como LeapFile. Muchos lo hacen, según Chip Capelli, un contador ubicado en Provincetown, Massachusetts, y esto puede cambiar las reglas del juego.

Como mínimo, coloque sus documentos fiscales dentro de un contenedor cifrado, como un archivo DOC, PDF o ZIP protegido con contraseña. "Escanee todo en un PDF y luego, con una contraseña, protéjalo", aconseja Capelli. Nunca envíe información que desee mantener en privado, como su número de seguro social, como texto sin formato en el cuerpo de su mensaje de correo electrónico. ¿Qué pasa si accidentalmente envía el mensaje a la dirección incorrecta o su correo electrónico es escaneado y los datos recopilados por su proveedor de servicios? Tomar medidas de precaución para proteger sus documentos fiscales ayuda a proteger sus finanzas.

Si lo peor llega a ser peor

Póngase en contacto con el Servicio de Impuestos Internos de inmediato si descubre que ha sido comprometido a pesar de sus mejores esfuerzos. De hecho, puede ponerse en contacto con el Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) si solo piensa que podría estar en peligro. El IRS investigará. Presente el Formulario 10439 para informar fraude fiscal o sospecha de fraude de esta naturaleza. Puede acceder al formulario en el sitio web del IRS junto con información sobre dónde debe enviarlo o enviarlo por fax.