Comprender el Formulario W-2, Declaración de salarios e impuestos

Formulario W-2 Informes Salarios ganados e impuestos pagados

Los formularios de impuestos podrían ser más fáciles de entender si no se identificaran por números y letras, si simplemente establecieran claramente lo que eran en un lenguaje sencillo. El Formulario W-2 es la "Declaración de salarios e impuestos". Encontrará esto en letra más pequeña justo al lado del llamativo "Formulario W-2" en letra grande.

W-2 Obligaciones para los empleadores

El formulario W-2 informa las ganancias anuales de un empleado y las retenciones fiscales que su empleador hizo de sus salarios, salarios y propinas.

Si es un empleador, debe preparar uno para cada uno de sus empleados y proporcionar copias a la Administración del Seguro Social.

Sí, la Administración de la Seguridad Social. La SSA intervendrá en este momento y compartirá la información con el Servicio de Impuestos Internos.

Debe enviar por correo o entregar personalmente los Formularios W-2 a más tardar el 31 de enero de cada año fiscal, de modo que si aún no lo ha hecho, comuníquese con un contador para obtener ayuda con la presentación tardía e ingresar tan pronto como sea posible. posible. Tuviste algo de tiempo extra para presentar el SSA antes de 2017, pero eso cambió según la Ley de protección de los estadounidenses de aumentos de impuestos (PATH) de 2015, así que no solo sigas las reglas de años anteriores. Todos los W-2 ya están listos para el 31 de enero.

Obligaciones tributarias de los empleados

Como empleado, debe informar en su declaración de impuestos todos los salarios que ganó de su trabajo o trabajo durante el año. Puede encontrar uno o más de estos problemas comunes.

• ¿Qué sucede si no recibió su Formulario W-2? Si no ha recibido su formulario a mediados de febrero, pregúntele a su empleador cuándo se enviaron los formularios por correo. También puede solicitar otra copia impresa de su W-2, pero los empleadores a veces le cobrarán una tarifa nominal por proporcionarle una copia adicional. Si cree que su empleador no envió W-2, es posible que desee ponerse en contacto con el IRS para obtener asistencia.

• ¿Qué pasa si alguna información en su W-2 es incorrecta? Pídale a su empleador que corrija cualquier información incorrecta en su Formulario W-2. Su número de Seguro Social puede ser incorrecto, su nombre puede estar mal escrito o sus salarios y cantidades retenidas pueden ser inexactos.
• ¿Qué pasa si su empleador se niega a darle el Formulario W-2? Esta es una situación seria. Si la compañía aún existe, exija cortésmente una copia. Si su empleador todavía se niega a darle su W-2, comuníquese con el IRS al 1-800-829-1040 . Asegúrese de tener cierta información a mano cuando llame: el nombre y la dirección completa de su empleador, su número de identificación fiscal, si lo conoce, y su número de teléfono. También debe poder proporcionar al menos una estimación de los salarios que ganó, el impuesto federal sobre la renta retenido, y las fechas en que comenzó y terminó el empleo si ya no está trabajando allí. Es posible que pueda encontrar sus salarios y retenciones de impuestos federales en su último recibo de sueldo del año.

Qué hacer con el formulario cuando lo tienes

Debería recibir tres copias de su W-2: Copia B, C y 2.

• Adjunte la Copia B a su declaración federal de impuestos si la envía por correo. Solo consérvela junto con sus otros documentos tributarios durante al menos cuatro años si envía su declaración electrónicamente.

• Mantenga la Copia C junto con sus documentos fiscales durante al menos cuatro años también. Esta es tu oficialmente tu copia.
• Adjunte la Copia 2 a su declaración de impuestos estatal si la está enviando por correo. De lo contrario, simplemente guárdela con sus documentos fiscales durante al menos cuatro años como lo haría con la Copia B.

Entender su W-2

Saber cómo leer su Formulario W-2 puede ayudarlo a comprender sus ganancias y darle una ventaja cuando prepare sus impuestos. El formulario en realidad viene en una variedad de tamaños, formas y formatos, y el formato exacto que verá cuando mire el suyo dependerá de la forma en que su empleador procese la nómina. Pero cada Formulario W-2 contiene la misma información independientemente. Aquí hay una guía línea por línea, comenzando con los cuadros con letras. Estos son básicamente identificadores.

• Cuadro A : Su número de seguro social aparece aquí.

• Casilla B : este es el número único de identificación fiscal o EIN de su empleador.
• Casilla C : identifica el nombre, la dirección, la ciudad, el estado y el código postal de su empleador. La dirección puede mostrar la sede de su empresa en lugar de su dirección local.
• Casilla D : Este es un número de control que identifica su documento único Form W-2 en los registros de su empleador. Este número es asignado por el software de procesamiento de nómina de la compañía.
• Cuadro E : identifica su nombre completo. Si su nombre ha cambiado, solicite a su empresa que actualice sus registros.
• Casilla F : identifica su dirección, ciudad, estado y código postal. La dirección puede ser anterior si se mudó recientemente, pero esto no debería ser una complicación siempre que su declaración de impuestos tenga su dirección actual y correcta.

Las casillas numeradas también aparecen en el Formulario W-2. Estos registran su información financiera.

• Recuadro 1: el recuadro 1 informa los salarios o el salario total sujeto a impuestos a los fines del impuesto federal sobre la renta. El número incluye su salario, salario, propinas que informó, bonos y otras compensaciones imponibles. Por ejemplo, los beneficios complementarios sujetos a impuestos, como el seguro de vida colectivo a término, se incluirán aquí. Pero el Cuadro 1 no incluye ningún beneficio antes de impuestos, como las contribuciones de ahorro a un plan 401 (k), plan 403 (b) o seguro de salud. El monto del Recuadro 1 se informa en la Línea 7 de su Formulario 1040 o 1040A, o en la Línea 1 del Formulario 1040EZ. Si tiene varios formularios W-2, sume los importes del Cuadro 1 e ingrese el total.
• Recuadro 2: el recuadro 2 informa el monto total que su empleador retuvo de sus cheques de pago para impuestos federales sobre la renta. Esto representa la cantidad de impuestos federales que pagó durante el año. El monto del Recuadro 2 se informa en la Línea 62 del Formulario 1040, en la Línea 36 del Formulario 1040A, o en la Línea 7 del Formulario 1040EZ. Si tiene varios formularios W-2, sume los importes del Cuadro 2 tal como lo hizo con sus ingresos.
• Recuadro 3: El recuadro 3 informa el monto total de su salario sujeto al impuesto de la Seguridad Social. El impuesto a la Seguridad Social se calcula sobre los salarios hasta $ 118,500 a partir de 2017. Si el Cuadro 3 muestra un monto superior a la base salarial, solicite a su empleador que corrija su W-2. Los consejos informados a su empleador no están incluidos en el monto del Recuadro 3. Se informan en el cuadro 7.
• Recuadro 4: El recuadro 4 informa la cantidad total de impuestos de seguridad social retenidos de sus cheques de pago. El impuesto a la Seguridad Social es una tasa impositiva fija del 6.2 por ciento sobre sus ingresos salariales hasta $ 118,500 a partir de 2017. Cualquier salario que gane más de $ 118,500 no está sujeto al impuesto de Seguridad Social, por lo que la cifra que se muestra en el Cuadro 4 no debería ser más de $ 7,347.00, la base de salario máximo de $ 118,500 multiplicado por el 6.2 por ciento. Si tuvo dos o más trabajos durante el año y sus salarios totales del Seguro Social superan los $ 118,500, puede haber pagado más impuestos de Seguridad Social de los que se requerían, pero puede reclamar el exceso de retención de impuestos del Seguro Social como crédito reembolsable en su Formulario 1040 .
• Recuadro 5: el recuadro 5 informa la cantidad de salarios sujetos al impuesto de Medicare. No hay una base salarial máxima para Medicare, por lo que la cantidad que se muestra en el recuadro 5 puede ser mayor que la cantidad que se muestra en el recuadro 1. Los salarios de Medicare incluyen cualquier compensación diferida, contribuciones 401 (k) u otros beneficios complementarios excluidos del ingreso federal impuesto. El monto en el recuadro 5 generalmente coincide con la compensación total de su trabajo.
• Recuadro 6: el recuadro 6 informa la cantidad de impuestos retenidos en su cheque de pago por el impuesto de Medicare, que es una tasa impositiva fija del 1.45 por ciento de sus salarios totales de Medicare a partir de 2017. Puede encontrar que el monto del recuadro 6 es mayor que el monto del Recuadro 5 multiplicado por 1.45 por ciento si gana un ingreso significativo. Eso se debería al impuesto adicional de Medicare que se implementó en 2013. Es un 0.9 por ciento adicional en ingresos sobre ciertos umbrales a partir de 2017: $ 200,000 si es soltero o elegible para presentar como cabeza de familia, $ 125,000 si está casado pero presentando una declaración por separado, y $ 250,000 si está casado y presenta una declaración conjunta. Si está sujeto al impuesto adicional de Medicare, su retención de impuestos de Medicare que se muestra en el recuadro 6 se concilia en el formulario 8959 del IRS.
• Recuadro 7: el recuadro 7 muestra todos los ingresos de propina que informó a su empleador. Estará vacío si no informó ningún consejo. Los montos en los recuadros 7 y 3 deben sumar el monto que aparece en el recuadro 1 si no tiene ningún beneficio antes de impuestos, o puede ser igual al monto en el recuadro 5 si recibe beneficios antes de impuestos. El total de las casillas 7 y 3 no debe exceder la base salarial de la Seguridad Social de $ 118,500. El monto del Recuadro 7 ya está incluido en la cantidad del Recuadro 1.
• Cuadro 8: Consejos asignados. El Cuadro 8 informa cualquier ingreso de propinas que le asignó su empleador. Este monto no está incluido en los salarios informados en los recuadros 1, 3, 5 o 7. En su lugar, debe agregarlo a sus salarios imponibles en el Formulario 1040, línea 7, y debe calcular sus impuestos del Seguro Social y Medicare, incluido este ingreso Formulario 4137 del IRS. Es posible que desee revisar la información en la Publicación 531 sobre consejos asignados o consultar con un profesional de impuestos si aparece algún ingreso en el Cuadro 8 de su formulario W-2.
• Recuadro 9: el recuadro 9 se utilizó una vez para informar cualquier adelanto del crédito por ingreso del trabajo, pero el crédito por ingreso anticipado terminó en 2010, por lo que debería estar vacío. Los pagos anticipados de EIC fueron pagos adelantados de un empleador a un empleado en anticipación de que el empleado sea elegible para el crédito de ingreso del trabajo .
• Recuadro 10: el recuadro 10 informa cualquier cantidad que le hayan reembolsado por los gastos de cuidado de dependientes a través de una cuenta de gasto flexible, o el valor en dólares de los servicios de cuidado de dependientes que le proporciona su empleador. Las cantidades menores a $ 5,000 no están sujetas a impuestos, pero cualquier cantidad superior a $ 5,000 debe declararse como salario sujeto a impuestos en las casillas 1, 3 y 5. Los beneficios de cuidado de dependientes se informan en el Formulario 2441.
• Casilla 11: esta casilla informa los montos que le fueron distribuidos del plan de pensión diferida no calificado de su empleador o del plan de pensión no gubernamental 457. El monto del recuadro 11 ya está incluido como salarios imponibles en el recuadro 1.
• Casilla 12: esta casilla se aplica a la compensación diferida y otras compensaciones. En el Recuadro 12 se pueden informar varios tipos de compensación y beneficios, por lo que el IRS ha simplificado esto al máximo al permitir que su empleador ingrese una sola letra o un código de doble letra seguido del monto en dólares de su compensación. Estos son los códigos a partir de 2017:

Código A	Impuesto no recaudado de la Seguridad Social o RRTA sobre propinas. Incluya esta cantidad como parte de su impuesto total en el Formulario 1040.
Código B	Impuesto no cobrado de Medicare en propinas. Incluya esta cantidad como parte de su impuesto total en el Formulario 1040.
Código C	Beneficio gravable del seguro de vida a término del grupo de más de $ 50,000. Este monto ya está incluido como parte de sus salarios imponibles en los recuadros 1, 3 y 5.
Código D	Aplazamientos salariales electivos no imponibles a un plan de jubilación 401 (k) o SIMPLE 401 (k).
Código E	Aplazamientos salariales electivos no imponibles a un plan de jubilación 403 (b).
Código F	Aplazamientos salariales electivos no imponibles a un plan de jubilación 408 (k) (6) SEP.
Código G	Aplazamientos de sueldo electivos no imponibles y contribuciones no electivas del empleador a un plan de jubilación 457 (b).
Código H	Aplazamientos de sueldo electivos no imponibles a un plan exento de impuestos 501 (c) (18) (D). Esta cantidad se incluye en el cuadro 1 de salarios. Consulte las Instrucciones para el Formulario 1040 para saber cómo deducir esta cantidad.
Código J	Pago por enfermedad no imponible. Esta cantidad no está incluida en los salarios sujetos a impuestos en las casillas 1, 3 o 5.
Código K	Impuesto especial (igual al 20 por ciento) sobre el exceso de pagos de "paracaídas de oro". Incluya esta cantidad como parte de su impuesto total en el Formulario 1040.
Código L	Reembolsos no imponibles para los gastos comerciales de los empleados.
Código M	Impuesto no cobrado del Seguro Social o RRTA sobre el seguro de vida a término grupal imponible por más de $ 50,000 para ex empleados. Incluya esta cantidad como parte de su impuesto total en el Formulario 1040.
Código N	Impuesto no cobrado de Medicare sobre seguro de vida a plazo grupal imponible de más de $ 50,000 para ex empleados. Incluya esta cantidad como parte de su impuesto total en el Formulario 1040.
Código P	Reembolsos no imponibles por gastos de mudanza de empleados, si los montos fueron pagados directamente al empleado. Esta cantidad puede necesitar ser utilizada en el Formulario 3903 (pdf) cuando se calcula la cantidad de gastos de mudanza para deducir
Código Q	Paga de combate no imponible. Algunas personas pueden elegir incluir el pago por combate al calcular su Crédito por Ingreso del Trabajo . Consulte la Publicación 3 para más detalles sobre la exclusión de la zona de combate.
Código R	Contribuciones del empleador a una cuenta de ahorros médicos de Archer. Esta cantidad debe informarse en el Formulario 8853 (pdf).
Código S	Aplazamiento salarial no imponible a un plan de jubilación SIMPLE 408 (p).
Código T	El empleador pagó los beneficios de adopción. Esta cantidad no está incluida en el cuadro 1 de salarios. Use el Formulario 8839 para calcular la porción imponible y no imponible de estos beneficios de adopción.
Código V	Ingresos por el ejercicio de opciones sobre acciones no legales. Este monto ya está incluido como ingreso gravable en los recuadros 1, 3 y 5. Sin embargo, aún deberá informar por separado la venta de cualquier opción sobre acciones en el Anexo D y el Formulario 8949.
Código W	Contribuciones del empleador y del empleado a una cuenta de ahorros de salud. Informe este monto en el Formulario 8889.
Código Y	Aplazamiento de salarios bajo el plan 409A de compensación diferida no calificada.
Código Z	Ingresos recibidos bajo 409 Un plan de compensación diferida no calificado. Esta cantidad ya está incluida en los salarios sujetos a impuestos en el Cuadro 1. Esta cantidad está sujeta a un impuesto adicional del 20 por ciento más intereses como parte de su impuesto total en el Formulario 1040.
Código AA	Contribuciones después de impuestos a un plan de retiro Roth 401 (k). Esta cantidad se incluye como parte de los salarios de su caja 1.
Código BB	Contribuciones después de impuestos a un plan de retiro Roth 403 (b). Esta cantidad se incluye como parte de los salarios de su caja 1.
Código DD	Informa el costo del seguro de salud no imponible proporcionado a través de su empleador.
Código EE	Contribuciones después de impuestos a un plan de jubilación Roth 457 (b) ofrecido por empleadores del gobierno. Esta cantidad se incluye como parte de los salarios de su caja 1.

• Casilla 13: aparecen tres casillas de verificación en el recuadro 13. Se marcarán como ausentes si alguna de estas situaciones se aplica a usted como empleado:

Eres un empleado estatutario. Esto significa que usted declara los salarios de este formulario W-2 y cualquier otro formulario W-2 que reciba que esté marcado como "empleado estatutario" en el Anexo C del Formulario 1040. Sus salarios no están sujetos a la retención del impuesto a la renta, por lo que debería ver un cero o una cantidad en blanco en el Cuadro 2. Sin embargo, están sujetos a las retenciones fiscales de la Seguridad Social y Medicare, por lo que deben llenarse los Recuadros 3 a 6. Para una discusión sobre qué constituye un empleado legal y las reglas que se aplican, consulte la sección 1 de la Publicación 15-A.

Usted participó en el plan de jubilación de su empleador durante el año fiscal. Este podría ser un plan 401 (k), un plan 403 (b), SEP-IRA, SIMPLE-IRA u otro tipo de plan de pensión. Su capacidad para deducir contribuciones a una IRA tradicional puede estar limitada en función de sus ingresos si participa en un plan de jubilación, por lo que consulte con un contador u otro profesional de impuestos si esta casilla está marcada.

Recibió un pago por enfermedad de un tercero bajo la póliza de seguro de terceros de su empleador en lugar de recibir el pago por enfermedad directamente de su empleador como parte de su cheque de pago regular. El pago por enfermedad no está incluido en los salarios de su casilla 1, aunque el pago por enfermedad generalmente está sujeto a los impuestos de la Seguridad Social y de Medicare. Vea la Sección 6 de la Publicación 15-A para una discusión sobre el pago por enfermedad y el pago por enfermedad a terceros,

• Casilla 14: Su empleador puede informar información fiscal adicional aquí. Si se informan cantidades en el Cuadro 14, deben incluir una breve descripción de para qué sirven. Por ejemplo, las cotizaciones sindicales, la asistencia financiera pagada por el empleador o las contribuciones después de impuestos a un plan de jubilación pueden informarse aquí. Algunos empleadores informan ciertos impuestos estatales y locales en el Cuadro 14, como las primas del Seguro por Incapacidad del Estado (SDI). Las primas del seguro estatal por discapacidad pueden ser deducibles como parte de la deducción por impuestos a la renta estatales y locales en el Anexo A, si se detallaron, y las cuotas sindicales pueden deducirse como una deducción miscelánea detallada.
• Recuadro 15: el recuadro 15 informa el número de identificación fiscal estatal y estatal de su empleador. Puede haber varias líneas de información aquí si trabajó para el mismo empleador en varios estados.
• Recuadro 16: el recuadro 16 informa la cantidad total de salarios imponibles que ganó en ese estado. También puede haber varias líneas de información si trabajó para el mismo empleador en varios estados.
• Recuadro 17: el recuadro 17 informa la cantidad total de impuestos estatales retenidos de sus cheques de pago por los salarios informados en el Cuadro 16. Este monto puede deducirse como parte de la deducción por impuestos a la renta estatales y locales en el Anexo A si detalla sus deducciones.
• Recuadro 18: El recuadro 18 informa el monto total de los salarios sujetos a impuestos locales, municipales u otros impuestos estatales sobre la renta.
• Recuadro 19: el recuadro 19 informa la cantidad total de impuestos retenidos de sus cheques de pago para impuestos locales, municipales u otros impuestos estatales. Esta cantidad puede ser deducible como parte de la deducción por impuestos a la renta estatales y locales en el Anexo A.
• Recuadro 20: El recuadro 20 proporciona una breve descripción del impuesto local, municipal u otro impuesto estatal que se paga. La descripción puede identificar una ciudad en particular, o puede identificar un impuesto estatal, como los pagos del Seguro por Incapacidad del Estado (SDI).

Y ahí lo tienes. Es sorprendente pensar que tanta información puede estar contenida en una forma tan pequeña, pero su W-2 debe proporcionarle todos los datos que necesitará para informar los ingresos que ganó como empleado.