Comience un Sistema de Archivo Básico
Hay una gran cantidad de información financiera que debe ser organizada y procesada, y un simple sistema de archivo puede hacer que esto no sea una tarea ardua. En esencia, puede desglosar todos sus documentos financieros en las siguientes categorías:
- Facturas por vencer
- Documentos importantes para mantener
- Artículos para tirar o triturar
Es realmente así de simple. O tiene una factura que debe pagarse, un recibo o documento que debe guardarse, o algo que puede descartarse. Depende de usted cómo desea organizar estos elementos, pero puede ser tan simple como usar tres carpetas individuales etiquetadas con la información anterior.
Luego, cada vez que reciba el correo o reciba otro documento financiero, tómese un momento para ponerlo en la carpeta correcta. De esa manera, sus facturas y documentos importantes se encuentran en un lugar fácil de encontrar. A continuación, puede procesar regularmente las carpetas y almacenar permanentemente los documentos importantes y tirar o reciclar lo que no necesita.
Mantener documentos importantes organizados
Si bien el sistema de archivo básico hará un buen trabajo para mantener sus finanzas diarias en orden, igual querrá organizar los artículos importantes que necesita conservar. En general, puede usar un archivador pequeño con carpetas individuales para mantener todo en orden.
Algunos ejemplos de documentos financieros que debe conservar:
- Declaraciones de impuestos
- Pólizas de seguro
- Documentos hipotecarios
- Estados de cuenta de inversión y jubilación
- Garantías o contratos de servicio
Cuánto tiempo guardará sus documentos
Como necesita conservar copias de ciertos documentos, ¿cuánto tiempo debería conservarlos? En algunos casos, es posible que solo necesite conservar un documento o formulario durante un tiempo breve, mientras que otros pueden conservarlo durante años.
Aquí hay algunos documentos financieros comunes y el tiempo que debe considerar para conservarlos.
- Declaraciones de impuestos. Cuando se trata de sus declaraciones de impuestos, se recomienda que las conserve durante siete años. Si el IRS desea auditar sus declaraciones, generalmente tienen entre 3 y 6 años para remontarse desde la fecha en que presentó la solicitud. Tener a mano siete años de devoluciones pasadas lo mantendrá cubierto y le facilitará la vida mucho más si es auditado. No solo eso, sino que si planea comprar una casa o tendrá que mostrar un comprobante de ingresos a un prestamista, es bueno contar con al menos unos pocos años de datos al alcance de su mano.
- Documentos hipotecarios Cuando compre una casa, se sentará en el cierre y firmará su nombre en lo que parecen cientos de páginas. En general, recibirá una gran carpeta con copias de todo lo que visitó al momento del cierre. Estos incluirán documentos del banco que describen el préstamo, información de la compañía de bienes raíces, información de tasación e inspección, y mucho más. Si bien no es necesario que se refiera a estas cosas con frecuencia, realmente debe conservar estos documentos indefinidamente. Es posible que deba consultarlos en el futuro y que podrían proporcionar información valiosa cuando eventualmente vaya a vender la casa.
- Estados de cuenta bancarios y de inversión. Si hay algo bueno acerca de Internet es que a menudo puede obtener copias electrónicas de sus estados de cuenta bancarios y de inversiones en cualquier momento. Esto elimina la necesidad de mantener cada declaración que recibas. Aún así, es una buena idea revisar cada extracto de papel que recibe y si son trimestrales, consérvelos hasta que llegue la siguiente declaración. Una vez que reciba el estado de cuenta anual o anual, puede lanzar con seguridad todos los estados de cuenta mensuales o trimestrales. Esto reducirá la cantidad de papeles que debe archivar y con toda probabilidad podrá obtener copias adicionales en línea o haciendo una llamada telefónica rápida.
- Facturas y recibos. A medida que reciba facturas de servicios públicos y tarjetas de crédito, es una buena idea conservarlas durante un año después de verificar que la información sea precisa. Los errores pueden suceder y si tiene una copia de su extracto disponible fácilmente puede hacer que sea fácil disputar un error. Lo mismo ocurre con los recibos. Debe conservarlos el tiempo suficiente para compararlos con los estados de cuenta bancarios, de modo que pueda detectar cualquier error. Eso es, por supuesto, a menos que los recibos sean para compras que pueden usarse a efectos fiscales. En este caso, querrá conservar esos recibos por hasta siete años, al igual que su declaración de impuestos en el caso de una auditoría.
Manteniendo tu información segura
El robo de identidad se ha convertido en un gran problema en los últimos años. Los ladrones pueden tomar partes de su historia personal y financiera y usarla para crear identidades falsas que pueden arruinar su crédito, agotar sus cuentas bancarias y, de lo contrario, causarle un gran dolor de cabeza. Por lo tanto, es importante que proteja y disponga de sus datos financieros de manera adecuada.
En primer lugar, considere comprar una trituradora de papel para su hogar. Todas las facturas de servicios públicos anteriores e incluso las ofertas de tarjetas de crédito sin usar que recibe por correo cada mes pueden ser objetivos principales para los ladrones. Al triturar sus documentos no utilizados, puede estar seguro de que ha minimizado las posibilidades de que alguien robe la información.
Esto también significa que debes asegurar los documentos que guardas en la casa. Si solo almacena todo en cajas de cartón en el sótano, ¿qué sucede si hay una inundación? Años de datos podrían perderse. Lo mismo ocurre si hay un incendio u otro desastre.
Si bien no puede protegerse contra todas las posibilidades, al menos puede obtener un archivador robusto, robusto y posiblemente incluso a prueba de fuego o un contenedor de seguridad que mantendrá sus documentos relativamente seguros y fuera de las manos equivocadas. No es necesario ir por la borda, pero tampoco quiere que todo esté sentado en unas viejas cajas de zapatos en su armario.
Estar organizado puede incluso ayudar a sus herederos
En caso de que algo te suceda, los documentos financieros organizados pueden ayudar tremendamente a quienes se ocuparán de tus asuntos una vez que te hayas ido. Esto puede simplificar la liquidación de su patrimonio. Si tiene un testamento, también es importante tener una carta de instrucciones para que el ejecutor sepa dónde encontrar estos documentos.