Cada una de las cuentas de esta ecuación se muestra en el balance general de una empresa y los contadores utilizan las entradas de débito y crédito para registrar las transacciones en cada cuenta.
La contabilidad de doble entrada ha estado en uso por más de 600 años y fue vista por primera vez en uso por bancos y comerciantes en Italia.
Contabilidad de doble entrada definida
Fiel a su nombre, la contabilidad de doble entrada es un método de contabilidad estándar que implica registrar cada transacción en al menos dos cuentas, lo que resulta en un débito a una o más cuentas y un crédito a una o más cuentas.
El monto total de las transacciones en cada caso debe equilibrarse, asegurando que se contabilicen todos los dólares. Los débitos generalmente se anotan en el lado izquierdo del libro mayor, mientras que los créditos generalmente se anotan en el lado derecho.
Las empresas públicas deben usar el sistema de contabilidad de doble entrada, tal como lo exige la ley. Las empresas públicas deben seguir las normas contables y los métodos dictados por los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP), que están controlados por la entidad no gubernamental, Financial Accounting Standards Board (FASB).
La contabilidad de doble entrada también sirve como la manera más eficiente para que una empresa controle su crecimiento financiero, especialmente a medida que crece la escala de negocios.
Manteniendo Libros Precisos
A medida que crece el negocio de una empresa, aumenta la probabilidad de errores administrativos. Aunque la contabilidad de doble entrada no evita los errores por completo, limita el efecto que tienen los errores en las cuentas generales.
Debido a que las cuentas están configuradas para verificar cada transacción para asegurarse de que salda, los errores se marcarán rápidamente a los contadores, antes de que el error produzca errores posteriores en un efecto dominó. Además, la naturaleza de la estructura de la cuenta hace que sea más fácil rastrear las entradas para descubrir dónde se originó un error.
Tipos de cuenta
Cuando emplea la contabilidad de doble entrada, necesitará usar varios tipos de cuentas. A continuación se encuentran algunos tipos de cuentas clave.
Las cuentas de activos muestran dólares asociados con cosas que posee una empresa, como el efectivo en su cuenta de cheques o el precio pagado por su almacén.
Las cuentas de responsabilidad muestran lo que la empresa debe, como una hipoteca de construcción, un préstamo de equipo o saldos de tarjetas de crédito.
Las cuentas de ingresos representan el dinero recibido, como los ingresos por ventas y los ingresos por intereses.
Las cuentas de gastos muestran el dinero gastado, incluidos los bienes comprados para la venta, los costos de nómina, el alquiler y la publicidad.
El sistema de doble entrada requiere un plan de cuentas, que consta de todas las cuentas del balance general y del estado de resultados en las que los contadores realizan anotaciones. Una compañía determinada puede agregar cuentas y adaptarlas para reflejar más específicamente las operaciones de la compañía, las necesidades de contabilidad e informes.
Usando el software de contabilidad
La mayoría del software de contabilidad para empresas usa contabilidad de doble entrada; sin esa característica, un contador tendría dificultades para rastrear información, como inventarios y cuentas por pagar, y preparar registros de final de año e impuestos. La estructura básica de contabilidad de doble entrada incluye paquetes de software de contabilidad para empresas. Al configurar el software, una empresa configuraría su plan de cuentas genérico para reflejar las cuentas reales que ya utiliza la empresa.
El software de contabilidad generalmente produce varios tipos diferentes de informes financieros y contables, además del balance general, el estado de resultados y el estado de flujos de efectivo. Un informe comúnmente utilizado, llamado saldo de prueba, enumera todas las cuentas del libro mayor que tienen alguna actividad.
El saldo de prueba identifica todas las cuentas que tienen un saldo deudor normal y las que tienen un saldo de crédito normal.
El total del saldo de prueba siempre debe ser cero, y los débitos totales deben ser exactamente iguales al total de créditos.
Ejemplos de contabilidad de doble entrada
Como ejemplo de contabilidad de doble entrada, si registrara ingresos por ventas de $ 500, tendría que hacer dos entradas: una entrada de débito de $ 500 para aumentar la cuenta del balance llamada "Efectivo" y una entrada de crédito de $ 500 para aumente la cuenta del estado de ingresos llamada "Ingresos".
Otro ejemplo podría ser la compra de una computadora nueva por $ 1,000. En este ejemplo, deberá ingresar un débito de $ 1,000 para aumentar su cuenta de gastos de "Tecnología" de estado de resultados y un crédito de $ 1,000 para disminuir su cuenta de "Efectivo" de balance.
Lo contrario también es cierto: si su compañía toma prestado dinero de un banco, sus activos aumentarán pero sus pasivos también aumentarán en la misma cantidad. La contabilidad de doble entrada verifica la precisión porque después de completar sus entradas, la suma de las cuentas con saldos deudores debe ser igual a la suma de las cuentas de saldo de crédito, asegurándose de haber capturado ambas partes de la transacción.