Archivar datos financieros es una preferencia personal y no un requisito (¡aunque la copia de seguridad es regular!). Algunos usuarios de Quicken crean una copia archivada de sus datos al final de cada año, pero es posible que decida archivar parte del archivo de datos una vez que tenga algunos años.
El comando de archivo en Quicken realiza una copia de las transacciones antes e incluyendo una fecha especificada. No pierde ninguna transacción ya que el archivo en este software no divide las transacciones archivadas del archivo de datos original.
Antes de comenzar, asegúrese de estar trabajando con el archivo de datos que desea archivar. Si solo has estado usando un archivo de datos, esto no es un problema.
01 Cómo funciona Quicken Archive y cómo comenzar
Nota: Si está usando una versión anterior de Quicken, verá la ventana Copia de fin de año que se muestra en esta página. Las versiones más recientes muestran la imagen en el Paso 2 de este tutorial.
Inicie el proceso Quicken File Archive
Si está usando una versión anterior de Quicken:
- En Quicken, haga clic en Archivo en la esquina superior izquierda, luego en Operaciones de archivo
- Haga clic en Copia de fin de año
- Seleccione Archivar y haga clic en Aceptar
Si está utilizando una versión más reciente de Quicken, verá la ventana Crear una copia de final de año con dos opciones:
- Seleccione esto para archivar sus datos mientras mantiene todas las transacciones en su archivo de datos: Archivo de datos actual, seleccione No hacer nada. Mi archivo de datos actual permanecerá sin cambios.
- Seleccione esta opción con una fecha para eliminar las transacciones más antiguas de su archivo de datos al mismo tiempo que archiva: solo quiero transacciones en mi archivo de datos actual a partir de esta fecha. En el futuro, puede acceder a las transacciones que se han cortado desde su archivo de datos al abrir el archivo.
02 Establecer un nombre de archivo y ubicación para el archivo archivado
Versiones anteriores de Quicken: Quicken asigna un nombre al archivo archivador colocando los dos últimos dígitos del año al final del nombre del archivo.
Versiones más nuevas: Quicken agrega BKP al nombre del archivo.
Puede cambiar el nombre y la ubicación del archivo sin importar en qué año esté su versión de Quicken.
Nombrar un archivo de archivo Quicken:
- Los nombres de los archivos de datos comienzan con una barra inclinada y finalizan con .QDF. Ingrese un nuevo nombre de archivo directamente entre la barra inclinada y .QDF.
- Estos caracteres no se pueden usar en nombres de archivo: *? | ": \ /.
- Así como la mayoría de las personas acepta el nombre de archivo predeterminado de Quicken, la mayoría simplemente acepta la ubicación del archivo también. Puede cambiar la ubicación haciendo clic en Examinar al lado del nombre del archivo, luego navegando por la estructura de archivos de su computadora hasta la ubicación en la que desea guardar el archivo. Si desea guardar el archivo en un CD, USB u otra fuente de medios externos, elija la letra de la unidad después de hacer clic en Examinar. Para guardar el archivo comprimido en un servicio de copia de seguridad en línea, elija la carpeta de archivo y / o letra de unidad que utiliza su servicio. Si no puede resolver esto, simplemente guarde el archivo en su escritorio, luego muévalo a la carpeta o aplicación del servicio de respaldo.
- Los archivos adjuntos Quicken se archivarán solo si hay suficiente espacio disponible en su computadora.
03 Elija la fecha para el archivo de archivo Quicken
Si tiene una versión más nueva de Quicken y seleccionó la opción "No hacer nada" que se discutió en el Paso 1, siga estas instrucciones. Si seleccionó la otra opción, salte al siguiente paso.
Si está utilizando una versión anterior de Quicken, siga estas instrucciones:
- Acepte la fecha de archivo de Quicken para "almacenar datos hasta e incluyendo" o cambie la fecha para archivar transacciones que ocurran antes y en una fecha especificada.
- Puede hacer clic en el cuadro de fecha e ingresar una nueva fecha.
- O bien, haga clic en el símbolo del calendario a la derecha del cuadro de fecha, luego use las flechas a cada lado del mes para avanzar y retroceder en el calendario. Cuando llegue al mes que desea, simplemente haga clic en el día del mes para completar la fecha.
04 Guarde el archivo de archivo
Si elige echar un vistazo al archivo, puede volver a su archivo de datos original haciendo clic en Archivo, luego seleccionando el archivo original de la lista cerca de la parte inferior de las opciones que aparecen en la ventana emergente.
¡Advertencia! ¡No cambies el archivo!
No debe realizar cambios en las transacciones en un archivo de almacenamiento Quicken, solo a su archivo de datos original. Puede asegurarse de que no se realicen cambios por error al establecer una contraseña de transacción, lo que permitirá ver los datos, pero no se pueden realizar cambios sin ingresar la contraseña. También puede establecer una contraseña de archivo para que nadie más pueda ver el archivo o realizar cambios en él.