Por qué la reconciliación bancaria es importante
Reconciliación bancaria
Para conciliar sus cuentas, compare su registro de transacciones y saldos con su extracto bancario mensual. Revise cada transacción individualmente, asegurándose de que las cantidades coincidan perfectamente.
También querrá asegurarse de que sus estados de cuenta bancarios muestren un saldo final de la cuenta con el que usted está de acuerdo.
Si está familiarizado con el saldo de su chequera , entonces ya está familiarizado con la conciliación bancaria. Básicamente estás haciendo lo mismo por la misma razón.
Es normal ver pequeñas diferencias debido al tiempo, pero deberías ser capaz de explicar fácilmente esas diferencias. Por ejemplo, puede escribir un cheque a un proveedor y reducir el saldo de su cuenta en consecuencia, pero su banco mostrará un saldo más alto hasta que llegue a su cuenta (también se conocen como cheques pendientes ).
Del mismo modo, un pago electrónico automático podría llegar a su cuenta un día antes o después de fin de mes, y es posible que haya esperado verlo en un mes diferente. Mientras estas discrepancias puedan ser fácilmente contabilizadas, probablemente no haya necesidad de preocuparse.
Por qué es importante reconciliarse
Una revisión periódica de sus cuentas puede ayudarlo a identificar problemas antes de que se salgan de control.
Las cuentas bancarias comerciales no están tan protegidas como las cuentas de los consumidores según la ley federal, lo que significa que no puede contar con el banco para cubrir el fraude y los errores en su cuenta. Una cuenta comercial agotada puede ser devastadora.
Atrapar el fraude
Una de las principales cosas que debe buscar es cualquier señal de fraude.
- ¿Fueron duplicados o cambiados los cheques legítimos que emitió, lo que resulta en más dinero al salir de su cuenta de cheques?
- ¿Se emitieron cheques sin autorización?
- ¿Hay transferencias no autorizadas desde la cuenta o alguien ha realizado retiros no autorizados?
Prevenir problemas
Conciliar su cuenta también lo ayuda a identificar problemas que podrían necesitar atención. Por ejemplo, puede que necesite reevaluar la forma en que maneja el flujo de caja y las cuentas por cobrar, o puede necesitar cambiar su sistema de contabilidad y los procesos de contabilidad que usa.
- Sepa cuánto tiene realmente disponible en sus cuentas
- Evite rebotar cheques (o hacer pagos electrónicos fallidos) a socios y proveedores
- Evita las comisiones bancarias por fondos insuficientes o entrar en líneas de crédito cuando realmente no necesitas
- Sepa si los pagos de los clientes han rebotado o fallado y si se necesita alguna acción
- Mantenga un registro de sus sobresalientes cheques
- Asegúrese de que todo esté yendo a su sistema contable de manera adecuada
- Captura de errores bancarios
Cuándo conciliar
Es aconsejable revisar sus cuentas al menos mensualmente. Para negocios de alto volumen o situaciones donde el fraude es un riesgo, con mayor frecuencia es mejor. Algunas empresas concilian sus cuentas bancarias a diario. También puede crear protección en sus cuentas bancarias; solicite ideas a su banco. Una solución es el pago positivo, que muchos bancos ofrecen, evitando que su banco apruebe los pagos a menos que usted haya notificado previamente el pago.
Cómo reconciliar
El proceso puede ser tan formal o informal como desee. Algunas empresas crean una declaración de conciliación bancaria, pero lo más importante es revisar cada transacción de cada fuente ( sus registros y los registros del banco ): compare esas transacciones y compare el saldo de su cuenta al final de cada período. Una vez más, el período podría ser mensual, diario o cualquier otro período que elija.
¿Dónde puede encontrar la información que necesita? Su sistema de contabilidad debe tener todo lo que necesita, o puede mantenerlo en un registro de cheques. Su banco debe proporcionar acceso en línea a su cuenta, lo que le permite ver y descargar transacciones regularmente.
Para obtener una explicación más detallada, junto con las plantillas de muestra (en formato electrónico y en papel), vea cómo equilibrar una cuenta bancaria .