¿Qué es un cheque excepcional?
Un cheque pendiente es un cheque que se ha escrito pero nunca se ha presentado para el pago. Una persona o empresa escribe un cheque y el destinatario no deposita o cobra el cheque.
Como resultado, el cheque está pendiente, todavía está por ahí.
¿Por qué importan los cheques pendientes?
Cuando paga con cheque, su beneficiario debe depositar o cobrar el cheque para cobrar el pago.
El banco del beneficiario solicitará dinero a su banco, y la transacción se completará cuando su banco envíe fondos al banco del beneficiario (o transfiera dinero a la cuenta del beneficiario, si ambos usan el mismo banco o cooperativa de crédito).
Si el destinatario de un cheque nunca hace nada con él, o si el cheque se pierde o se destruye, el dinero permanece en la cuenta del verificador. Si bien puede parecer algo bueno para el contador, surgen varios problemas.
Balance inflado de la cuenta: si escribe un cheque y el dinero nunca sale de su cuenta, puede pensar que puede gastar esos fondos. Pero el dinero pertenece a otra persona. Si depositan el cheque cuando no lo está esperando, terminará con menos dinero de lo que pensaba, posiblemente sobregirando su cuenta y rebotando cheques .
Activos no reclamados: las empresas deben realizar un seguimiento de los artículos pendientes para evitar infringir las leyes de propiedad no reclamada. Si los pagos a empleados o proveedores quedan sin cobrar, eventualmente tienen que entregar esos activos al estado. La mayoría de los estados requieren que las empresas lo hagan después de algunos años, pero consulte con los reguladores locales para obtener más detalles en su estado.
Contabilidad comercial: las empresas también necesitan rastrear los ingresos, los gastos y las cuentas por pagar. Cuando los pagos siguen pendientes, las cosas se vuelven más complicadas. El pago va en el libro mayor general, pero las empresas necesitan hacer ajustes durante la conciliación , y es posible que necesiten volver a emitir cheques obsoletos. Si las empresas no manejan la situación correctamente, están infringiendo la ley.
Qué hacer con los cheques pendientes
Sea proactivo con los cheques pendientes y obtenga las cosas lo más rápido posible. No suponga que es su día de suerte y que puede usar el dinero para otros fines. Todavía debe el dinero, y tendrá que pagarlo tarde o temprano, ya sea para el destinatario previsto o para el estado. Use un sistema de contabilidad que deduzca cualquier cheque no cobrado de sus fondos disponibles.
Llamar o escribir: si nota que no se ha depositado un cheque, comuníquese con el beneficiario. Una simple llamada telefónica o correo electrónico está bien; simplemente regístrese para asegurarse de que hayan recibido el pago y pregunte si depositarán el cheque. Si eso no funciona, es una buena idea enviar una carta informándoles que el cheque no se ha presentado, y deben notificarle si no han recibido el pago.
Si necesita una plantilla, use nuestra Carta de muestra para cheques pendientes .
Mantenga registros: documente cualquier comunicación que envíe o reciba sobre cheques pendientes. Es posible que deba demostrar a los reguladores que realizó intentos razonables para completar el pago, pero que el beneficiario no cooperó o que fue imposible comunicarse con el beneficiario.
Pago de facturas en línea: como individuo, puede reducir los retiros "sorpresivos" en su cuenta personal mediante el pago de facturas en línea en lugar de escribir cheques: El banco deduce los fondos de su cuenta corriente cuando se imprime el cheque. Pero los fondos se devolverán a su cuenta si el beneficiario no deposita el cheque dentro de un cierto período de tiempo (normalmente seis meses o menos).
¿Deberías escribir otro cheque?
Después de hablar con su beneficiario, es posible que le pidan que envíe otro cheque, que prometen depositar inmediatamente.
Antes de hacerlo, pídales que devuelvan el cheque anterior, si es posible. Esto elimina la posibilidad de que ellos (intencionalmente o no) depositen ambos cheques.
Puede ser necesario emitir un nuevo cheque sin recuperar el cheque anterior. El cheque puede haber desaparecido por cualquier razón, y su beneficiario necesita uno nuevo. Esto te pone en una situación difícil porque tendrás dos cheques para un solo pago. Si se deposita el cheque anterior, su banco puede cumplir con el cheque y termina pagando el doble. Generalmente, los bancos no cumplirán con los cheques emitidos hace más de seis meses , pero sucede con suficiente frecuencia como para que tenga cuidado (incluso si imprime "Anulado después de 90 días" o algo similar en sus cheques).
Dos estrategias pueden protegerte:
Detener el pago: si el monto es lo suficientemente grande como para causar problemas (o si no confía en el beneficiario), considere pedirle a su banco que "suspenda el pago" en el cheque anterior. Este enfoque no es perfecto, pero puede ayudar a protegerlo. Las solicitudes de suspensión de pagos cuestan dinero, y solo duran seis meses, por lo que es posible que tenga que repetir el proceso varias veces.
Obtenga un acuerdo: solicite al beneficiario que firme un documento en el que se prometa no depositar ambos cheques (la carta modelo que se encuentra arriba contiene este idioma). Eso no evitará que el beneficiario deposite dos veces, pero agrega un recordatorio y un documento impreso que pueden ser útiles.
¿Por qué los cheques no se cobran?
Los cheques no se depositan por varias razones.
- No hay prisa: la razón más simple puede ser que el beneficiario simplemente no ha estado a punto de procesar el cheque. Tal vez no necesitan el dinero con urgencia, y han estado ocupados haciendo otras cosas.
- Caída a través de grietas: los cheques también pueden perderse en pilas de papel o caer detrás de escritorios. Nuevamente, si el dinero no es importante para el beneficiario, no se nota.
- Problemas de entrega: finalmente, los cheques pueden devolverse por correo si la dirección del beneficiario ha cambiado, pero ese proceso puede tomar un tiempo sorprendentemente largo.
Cheques emitidos a usted
Si le emitieron un cheque y todavía está pendiente después de seis meses, comuníquese con el emisor del cheque y solicite un reemplazo. Es posible que deba devolver el cheque original o firmar los documentos que indiquen que el cheque se perdió o se destruyó (y que no intentará depositar ambos cheques). Si no puede encontrar al emisor, consulte con el programa de propiedad abandonada de su estado para reclamar activos.