Notificación, solicitud de reemisión
Actualice la información entre corchetes ("[" y "]") para que se ajuste a sus necesidades.
Notificación de cheques excepcional
[El día de hoy]
[Dirección del beneficiario]
Estimado [Payee],
Nuestros registros indican que le enviamos un pago hace más de 60 días, y el cheque aún está pendiente.
Los detalles de este pago están a continuación:
- [Fecha de pago]
- [Verifique el número]
- [Monto del pago]
Tenga en cuenta que nuestra política es anular los cheques pendientes después de 90 días. Además, la ley estatal puede requerir que entreguemos estos fondos al Estado de [Nombre del Estado] como propiedad no reclamada si no recibimos su respuesta antes del [Fecha límite]. Si tiene el cheque, deposítelo de inmediato. Si el cheque se ha perdido o destruido y necesita un reemplazo, verifique la información a continuación y devuélvanos esta carta tan pronto como sea posible.
Por favor, emita un nuevo cheque para el pago mencionado anteriormente. No he intentado negociar ese control y no intentaré hacerlo. Si encuentro el cheque al que se hace referencia arriba, lo devolveré a [Nombre de la compañía] de inmediato. Certifico que tengo derecho a los fondos.Firmado,
___________________________
[Nombre del beneficiario]Fecha: _______________
Llámenos al [Número de teléfono] si tiene alguna pregunta.
Sinceramente,
[Representante de la compañía]
[Dirección de la empresa]
Información importante
Lamentablemente, no puede conservar los fondos cuando los cheques no se cobran. Si el destinatario tenía derecho a esos fondos, ellos (o sus herederos) aún tienen derecho al dinero. Cuando los fondos no son reclamados, a menudo deben ser entregados al estado para su custodia (conocido como escheatment) hasta que sean reclamados.
Si opera un negocio, asegúrese de verificar con los reguladores estatales y de la industria para verificar los requisitos que se aplican a su cheque. Es posible que deba incluir cierto idioma o seguir otras reglas relacionadas con la propiedad no reclamada. Los cheques de nómina pueden ser diferentes de cheques a proveedores.
No tiene que usar el formato exacto anterior. Algunas organizaciones prefieren usar un formulario separado donde el destinatario puede solicitar la reemisión de un cheque anticuado. Además, es posible que desee incluir la opción para que el destinatario solicite que no vuelva a emitir el cheque, ya que pueden tener una razón legítima para no depositar el cheque.
Para obtener más información acerca de los cheques sin cobrar en general y por qué son importantes, vea Fundamentos de cheques pendientes .
La mejor manera de conocer estos elementos es mantener buenos libros: concilie sus cuentas bancarias con regularidad y haga un seguimiento de los pagos que han estado en desuso durante demasiado tiempo. Si simplemente retiene el dinero (intencionalmente o no), puede abrir la puerta a más problemas y aumentar el escrutinio de los reguladores.