Cómo imprimir cheques exitosamente
Para imprimir sus propios cheques, necesitará:
- Software para formatear el cheque
- Fuente MICR para imprimir los números amigables para computadora en la parte inferior de cada cheque
- Consulte el papel con características de seguridad que eviten que se alteren o copien sus cheques
- Tinta magnética, que es potencialmente opcional, pero que le ayudará a evitar problemas y gastos adicionales
¿Cuánto quieres hacer?
Hay dos enfoques para imprimir cheques:
- Hazlo todo desde cero.
- Solicite cheques parcialmente impresos de una impresora profesional.
Si no quiere hacerlo todo, la solución más fácil es hacer que una impresora de cheques haga lo difícil, que es lo mismo para cada control. Externalice las tareas de poner números legibles por computadora en papel especial con tinta magnética. Luego puede simplemente colocar los cheques en su impresora para agregar el beneficiario , la cantidad y los memos. Con ese enfoque, no es necesario tratar con tinta especial o descargar fuentes adicionales.
Las impresoras de cheques ofrecen una variedad de opciones para que pueda especificar cómo salen sus cheques y usan funciones de seguridad estándares de la industria.
La mayoría de sus productos son compatibles con programas de software populares, por lo que puede centrarse en cosas más importantes que verificar el formato.
Software para imprimir cheques
Si bien puede diseñar e imprimir sus propios controles sin ningún software especial, se requieren algunas habilidades de diseño y tiempo. Un paquete preconstruido hace la mayor parte del trabajo para usted, y el software es relativamente económico, especialmente si puede distribuir el costo en un gran volumen de cheques.
Hay una posibilidad decente de que ya tengas lo que necesitas. Los programas de software de administración de dinero populares como Quicken y QuickBooks facilitan la creación de un pago y la impresión de un cheque. Además, esos programas lo ayudan a rastrear los pagos sin tener que ingresarlos manualmente al crear un registro cuando imprime el cheque. Una vez más, es más fácil usar el papel de "verificación de existencias" ordenado desde una impresora de cheques o una tienda de suministros de oficina con estos programas. Pero puede diseñar una plantilla usted mismo si lo prefiere.
Además de los programas anteriores, numerosos proveedores de software alternativos pueden ayudarlo a crear cheques. Incluso los programas contables más nuevos pueden ayudarlo a imprimir cheques pasados de moda. Por ejemplo, Xero le permite personalizar un diseño de cheques y agregar información bancaria en formato MICR.
Equipo necesario para imprimir cheques
Puede imprimir sus propios cheques con casi cualquier impresora. Sin embargo, es aconsejable usar tinta magnética si va a imprimir cheques desde cero. Compruebe las máquinas de lectura en los bancos y los minoristas funcionan mejor si su información bancaria está impresa con tinta magnética. Puede salirse con la suya utilizando tinta simple (ver más abajo), pero necesita conocer las ventajas y desventajas. Encontrar tinta magnética no siempre es fácil en las tiendas de suministros de oficina locales, y es más costosa que la tinta estándar.
Use un cheque especial para imprimir cheque. Ese documento tiene características de seguridad que dificultan la alteración de los controles existentes y la creación de comprobaciones falsas utilizando la información de su cuenta.
¿Necesita tinta magnética para imprimir cheques?
Técnicamente, no. Sin embargo, corres riesgos si imprimes información bancaria con tinta estándar. Tenga cuidado con los proveedores de software que simplifican demasiado el problema y afirman que siempre puede imprimir cheques sin tinta magnética.
Información bancaria solamente: el cheque completo no necesita tinta magnética. La parte más importante es su información bancaria , incluido el número de ruta y su número de cuenta . Esos son los números divertidos en la parte inferior de un cheque, también conocida como la línea MICR. Si tenía estos números preimpresos con una impresora de cheques y solo está imprimiendo la información del beneficiario y la cantidad, no necesita tinta magnética.
Depósitos en evolución: las computadoras con lectores magnéticos leen la información de la cuenta de estos cheques para agilizar el procesamiento. Si bien ciertamente nos estamos moviendo hacia los lectores ópticos, algunos controles siguen pasando por los lectores tradicionales. En la era de los depósitos de cheques móviles , donde los consumidores toman una foto de un cheque para hacer un depósito, la necesidad de tinta magnética está disminuyendo.
Pero, ¿qué sucede si imprime sus cheques sin tinta magnética y el cheque pasa a través de un lector magnético? Luego, el cheque debe procesarse manualmente, lo que puede generar honorarios para usted o su beneficiario, así como un procesamiento más lento.
La ruta más segura es usar tinta magnética. Es más caro que la tinta común, pero no es escandaloso.
Solo necesito un cheque?
Si solo necesita un cheque único, su banco podría darle lo que necesita. Por ejemplo, es posible que deba proporcionar un cheque anulado para la configuración del depósito directo , o puede tener una situación puntual que requiera un cheque en papel. Los bancos generalmente ofrecen pequeñas cantidades de cheques con la información de su cuenta impresa en ellos por una pequeña tarifa. Llame con anticipación y pregunte si es posible obtener una verificación de contador antes de hacer un viaje a la sucursal.
Cómo imprimir cheques
Una vez que tenga los materiales que necesita, estará listo para realizar un pago. Si está utilizando software de contabilidad, el programa debería automatizar la mayoría de las tareas para usted. De lo contrario, ingrese la fecha, el monto y otra información como si estuviera escribiendo un cheque a mano .