¿Por qué las empresas subcontratan?
Hay muchas razones por las cuales una empresa puede elegir subcontratar ciertas funciones comerciales. Algunas de las razones más comunes incluyen:
- Reduciendo y controlando los costos de operación
- Mejorando el enfoque de la compañía
- Obtener acceso a capacidades de primer nivel
- Liberar recursos internos para otros fines
- Racionalización o aumento de la eficiencia de las funciones que requieren mucho tiempo
- Maximizando el uso de recursos externos
- Compartir riesgos con una empresa asociada
Pero estas razones no son suficientes para implementar un programa de outsourcing exitoso. De hecho, las compañías deben asegurarse de que consideren todos los componentes y puedan cumplir con los requisitos para una externalización exitosa.
Requisitos para el Outsourcing exitoso
En los primeros días, el costo o la reducción de personal eran las razones más comunes para subcontratar. Hoy en día, los controladores a menudo son más estratégicos y se centran en llevar a cabo actividades internas de valor agregado en las que una organización puede utilizar mejor sus propias competencias básicas.
Las áreas críticas para un programa de outsourcing exitoso incluyen:
- Claridad sobre las metas y objetivos de la compañía
- Una visión estratégica y un plan
- Selección del vendedor
- Gestión de relaciones
- Contratos de proveedores y subcontratos adecuadamente estructurados
- La comunicación abierta con afecta a las partes interesadas
- Apoyo y participación del liderazgo superior
- Atención cuidadosa a problemas de personal
- Justificación financiera a corto plazo
Sumérgete un poco más en dos de estos requisitos: comunicación abierta y apoyo ejecutivo y de liderazgo senior.
Comunicación abierta
La comunicación abierta y el soporte ejecutivo son particularmente importantes para un proceso exitoso de tercerización. La consideración adicional debe ser para un Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) viable, que esté abiertamente disponible, para todo el personal involucrado.
Cualquiera que sea el resultado del acuerdo de tercerización, la gestión del cambio es fundamental para el éxito del programa. Evaluar los requisitos de las partes interesadas es la primera parte de este proceso, y tener canales de comunicación abiertos durante este tiempo es vital. Todos los involucrados deberían estar involucrados en el proceso.
Apoyo Ejecutivo
Los objetivos estratégicos, como las iniciativas de externalización, deben provenir del escalón más alto de una empresa. La alta dirección debe articular las metas y objetivos de la iniciativa de tercerización y comunicar cómo el proceso beneficiará a la organización.
Los gerentes de hoy están mirando hacia el futuro y reconocen que la responsabilidad de garantizar el éxito de las iniciativas de outsourcing de su empresa no se detiene cuando la tinta se ha secado en el contrato, pero desafortunadamente, esto no siempre ha sido así.
Cómo evitar el outsourcing fallido con la gestión de relaciones
La combinación de incertidumbre y falta de atención a los detalles críticos ha creado un escenario actual en el que, según The Gartner Group, el 25 por ciento de los contratos de externalización se renegociarán o cancelarán dentro de tres años. El manejo continuo de la relación es importante. La alta gerencia debe permanecer involucrada durante la implementación del contrato.
No solo debe haber un procedimiento de escalación claramente definido, sino que la alta dirección debe reunirse a intervalos apropiados para discutir la relación de tercerización. Las reuniones también deberían celebrarse a nivel operativo para abordar el funcionamiento del contrato de externalización en la práctica, para identificar y resolver cualquier problema que se haya encontrado, y para acordar cambios para garantizar la satisfacción continua.