Consejos para conservar registros que podrían ahorrarle tiempo y dinero en sus impuestos
Por qué debería mantener registros
Dado que gran parte de la vida financiera de todos existe en línea o en forma electrónica, es mucho menos probable que las personas mantengan todos sus registros relevantes en un solo lugar. Eso no quiere decir que la estrategia de mantenimiento de registros que adopte no pueda ser electrónica, simplemente significa que debe organizarse y mantener todo lo que necesita en un lugar seguro. Si mantiene registros en papel, invierta en una caja fuerte a prueba de agua y fuego. Tal vez considere guardar copias múltiples en diferentes lugares. Si decide pasar a la tecnología digital, tendrá que escanear esos registros que tiene impresos, pero lo más importante es asegurarse de mantener los archivos seguros y tener una copia de seguridad.
No solo tener registros organizados hace que sea más fácil y menos frustrante para usted presentar su declaración de impuestos, sino que también garantiza que pueda aprovechar cada deducción o crédito impositivo para el que sea elegible. Lo que es más importante, mantener registros también le permite explicar un artículo en su declaración que el Servicio de Rentas Internas (IRS) podría cuestionar en una auditoría.
En pocas palabras, mantener registros precisos puede brindarle todos los beneficios impositivos para los que es elegible y evitar que tenga que pagar impuestos y multas adicionales por los artículos sin fundamento.
Registros que debe conservar
Su chequera, software de presupuesto personal o herramientas de banca en línea pueden ayudarlo a recordar los ingresos y gastos que deben declararse en su declaración de impuestos, pero la chequera o el software solo no son documentación suficiente para probar la deducibilidad de un gasto.
Además del comprobante de pago (cheques cancelados, recibos de tarjetas de crédito, etc.), también necesita facturas, recibos, comprobantes de venta u otra documentación escrita que detalle exactamente lo que pagó. Las deducciones que debe documentar pueden incluir pensión alimenticia, contribuciones caritativas, intereses hipotecarios, gastos de cuidado infantil e impuestos sobre bienes inmuebles. Si realiza pagos en efectivo, obtenga un recibo fechado y firmado que muestre el monto total y una descripción detallada de lo que se compró.
Para demostrar que reclamó correctamente los ingresos de inversiones tales como acciones, bonos y fondos mutuos, necesita poder determinar su base y si tiene una ganancia o pérdida cuando vende. Sus registros deben mostrar el precio de compra, el precio de venta y las comisiones, los dividendos recibidos en efectivo o reinvertidos, las divisiones de acciones, los cargos por carga y el descuento de emisión original (OID). Una hoja de cálculo de Excel es una gran manera de rastrear esta información, pero incluso una declaración de su corredor o asesor financiero o un cronograma escrito a mano servirá.
Si tiene gastos deducibles retenidos de su cheque de pago, como cuotas sindicales, primas de seguro médico o contribuciones 401 (k), asegúrese de conservar sus talones de pago como comprobante de pago.
¿Todavía no estás seguro de a qué debes aferrarte? Estos son algunos de los registros específicos más comunes que debe conservar:
- Formulario W-2 y 1099
- Estados de cuenta bancarios
- Declaraciones de corretaje y fondos mutuos
- Formulario K-1 (para asociaciones)
- Recibos de ventas
- Facturas
- Recibos de tarjeta de crédito
- Cheques cancelados u otra prueba de pago
- Contratos de compra y venta de vivienda, declaraciones de cierre y registros de seguros
Cuánto tiempo debe mantener registros
Aunque legalmente solo se le exige mantener registros impositivos durante tres años a partir de la fecha en que presentó la declaración del impuesto sobre la renta, debe conservar una copia de sus declaraciones impositivas reales, W-2s, 1099s, etc., indefinidamente. El IRS destruye las declaraciones de impuestos originales después de tres años, y usted o sus herederos pueden necesitar información de los retornos en algún momento, o puede eventualmente necesitar demostrar sus ganancias para fines de la Seguridad Social.