¿Sabes lo que dicen tus datos financieros?
Es por eso que mantener un balance preciso y actualizado es esencial. Al operar un negocio, debe saber qué fondos están ingresando, qué se está pagando y el valor actual de todo lo que usa en las operaciones diarias.
Balance de hojas explicadas
Un balance proporciona una descripción general de los activos y pasivos de su negocio. Los activos son todo lo que su negocio POSEE. Las responsabilidades son todo lo que su negocio DEBE. Lo que queda es el "valor en libros" de su empresa, conocido como capital de capital, dependiendo de si opera como propietario único o como una corporación con accionistas.
Comprender los activos
Al preparar un balance general, los activos deben dividirse en diferentes categorías. El dinero obtenido de las ventas (cuentas por cobrar) es diferente del valor del inventario, y la separación de los tipos de activos le da una idea más clara de la cantidad real de efectivo con la que tiene que trabajar. Después de todo, $ 2 millones en materias primas pueden ser un activo, pero no se puede aprovechar para pagar las facturas de servicios públicos del próximo mes.
Activos líquidos
Esta categoría incluye efectivo y equivalentes de efectivo, como dinero en cuentas bancarias , certificados de depósito, bonos y otras fuentes que pueden traducirse rápidamente en efectivo sin perder ningún valor. Las cuentas por cobrar, una lista de los pagos o ventas que están por liquidarse, también se consideran activos líquidos.
Si tiene inversiones a corto plazo que pueden venderse si es necesario, su balance general también debe reflejar eso.
Activos circulantes
Los activos corrientes son activos que se convertirán en efectivo o se consumirán en los próximos doce meses. Las cuentas por cobrar son el activo corriente más común. Otros ejemplos incluyen inversiones a corto plazo, inventario y gastos prepagos
Activos fijos
Los activos que se consideran " activos fijos " incluyen los terrenos y edificios que posee su empresa, así como los equipos, maquinaria y vehículos que utiliza regularmente. Por ejemplo, si tiene un restaurante que también ofrece un servicio de entrega, sus hornos, refrigeradores, congeladores y vagones de entrega cuentan como activos fijos.
Otros activos
La categoría se utiliza para realizar un seguimiento de los activos no líquidos que no se convertirán en efectivo en los próximos doce meses. El ejemplo más común podría ser un depósito de seguridad en su oficina que el propietario conservará durante el plazo del arrendamiento.
Para determinar sus activos totales, agregue sus activos líquidos, actuales, fijos y otros activos juntos. Es el valor total de cada forma potencial de efectivo en su negocio.
Comprender las responsabilidades
Al igual que con los activos, las empresas tienen más de un tipo de responsabilidad.
Estos también se contabilizan por separado en su balance para que pueda ver con qué debe lidiar ahora y qué gastos surgirán en el futuro.
Pasivo circulante
Todo lo que debe pagar dentro de los próximos doce meses se considera una responsabilidad actual. Puede incluir cuentas por pagar, que son saldos pendientes para aquellos que proporcionan inventario y servicios a su compañía, y salarios ganados por empleados que aún no han sido pagados. Las facturas mensuales también pueden caer en esta categoría.
Pasivos a largo plazo
Si tiene gastos o pagos que van más allá del año actual, estos se enumeran como pasivos a largo plazo. El saldo de una hipoteca es un ejemplo común de una obligación a largo plazo. Los pagos continuos o las entregas mensuales también pueden ser a largo plazo si espera que continúen por más de 12 meses.
La importancia de reconciliar
Por supuesto, para saber exactamente cuántos activos y pasivos tiene su empresa, debe conciliar sus estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito de manera regular. Simplemente suponiendo que todas las transacciones que anotó y las que realmente pasaron son las mismas, puede meterse en problemas cuando llega el momento de pagar cuentas o presentar impuestos.
Estados de cuenta bancarios
Conciliar sus estados de cuenta bancarios es esencial para garantizar la seguridad de los fondos de su negocio. Cuando revisa un extracto mensual, verifique cada transacción con su propio registro y asegúrese de que coincida. Puede encontrar pagos o depósitos que olvidó escribir; restar o agregar estos en consecuencia. Haga coincidir todos los números de sus cheques salientes con sus registros para asegurarse de que no falta ninguno y, si corresponde, llame al banco para verificar esos gastos y actualizar su registro.
Asegurarse de que sus registros coincidan con los bancos le ayuda a evitar grandes errores y mantener una cuenta precisa del dinero que tiene disponible. Es fácil cometer un error al escribir algo cuando está en medio de otras cien cosas, y tomarse el tiempo para conciliar su estado de cuenta bancario puede evitarle un gran dolor de cabeza financiero más adelante.
Revisar sus estados de cuenta bancarios también lo alertará sobre cualquier fraude o robo. Desafortunadamente, este puede ser un problema no tan común cuando se trata de contabilidad y mantener una estrecha vigilancia sobre la actividad de su cuenta regular puede ayudarle a identificar los cargos incorrectos o fraudulentos antes de que comiencen a sumarse.
Declaraciones de tarjeta de crédito
El dinero que paga su empresa es tan importante como el dinero que ingresa. Revise el resumen mensual de su tarjeta de crédito tan pronto como llegue y esté atento a los cargos duplicados o las compras no autorizadas. Si encuentra alguna actividad que parezca sospechosa, comuníquese con la compañía emisora de la tarjeta de crédito y solicítela inmediatamente.
Para compras legítimas, asegúrese de que todos los cargos sean correctos. Una doble carga accidental o un error en un precio cotizado puede hacer que su empresa pague más de lo que debería a sus proveedores. Resuelva estos problemas lo más rápido posible y vuelva a verificar para asegurarse de que ha contabilizado todas las compras realizadas a lo largo del mes.
Una vez que haya conciliado ambas declaraciones, verifique los montos resultantes con su balance general y realice los cambios necesarios para que todos coincidan. El objetivo de hacer todo esto cada mes es evitar pérdidas dañinas y controlar qué tan bien maneja los fondos comerciales en su conjunto.
Reducir la deuda
Tener una visión general completa de los activos y pasivos de su empresa hace que sea fácil ver a dónde va el dinero y cómo puede administrar mejor los gastos. Muchas pequeñas empresas comienzan con un déficit en forma de préstamos o líneas de crédito que deben pagarse con el tiempo para operar en números negros. Mientras mejor entienda las finanzas de su negocio, más fácil será encontrar formas de equilibrar sus asuntos y reducir su deuda.
Un balance adecuadamente administrado le permite estar al tanto de cada transacción que ocurre durante las operaciones diarias de su negocio. Le da algo para mostrarle al banco si necesita un registro del valor de su empresa, asegura a los inversionistas actuales que sus finanzas están bajo control y puede ser una herramienta para recaudar capital de inversión adicional. Como propietario de un negocio, un balance preciso ofrece la tranquilidad de saber que sus finanzas están en orden y tiene una idea clara de cuánto dinero hay disponible para cubrir los gastos que inevitablemente surgen al administrar su empresa.