La gente a menudo equipara un "presupuesto" con un "libro mayor". Si bien estos son conceptos relacionados, las dos palabras tienen diferentes significados.
Definición de "Ledger"
Un libro es un elemento (ya sea físico o digital) que le permite documentar sus gastos. Un libro de contabilidad es simplemente un instrumento de recopilación de datos; nada mas. Un libro de contabilidad es una herramienta que ayuda a crear un presupuesto .
Históricamente, un libro de contabilidad era un folleto que las personas llevaban en su cartera o bolsillo, en el que escribían manualmente sus gastos en el punto de venta.
Más recientemente, la gente reunió recibos y los ingresó en libros de contabilidad en su computadora en casa. Otros usaron su estado de cuenta de tarjeta de crédito, un documento que describe cada compra, como un libro de contabilidad en bruto y automatizado. En la actualidad, las personas usan programas de software y sitios web que leen automáticamente sus cuentas, recopilan los datos y funcionan como un libro digital automático.
Definición de un "presupuesto"
Un presupuesto es un concepto general que ayuda a las personas a alinear sus hábitos de gasto con sus prioridades, objetivos y valores. Es un plan que da forma a sus decisiones de gastos futuros, una vista de pájaro. Un libro de contabilidad, mientras tanto, es cercano y personal.
Tener un libro mayor (tener datos) puede ayudarlo a crear un presupuesto. Al estudiar sus patrones de gastos personales existentes , puede identificar las áreas en las que desea realizar cambios.
Puede, por ejemplo, estudiar sus gastos y darse cuenta de que desea redirigir el 5 por ciento de una categoría de gastos, como la ropa, a otra categoría, como la jubilación.
El mes siguiente, puede estudiar su libro mayor para ver qué tan efectivamente ejecutó ese objetivo.
Juntando los dos
Veamos un ejemplo de cómo puede usar un libro mayor para ayudarlo a presupuestar. Digamos que Sally registra la mayoría de sus compras mediante la recopilación de recibos. Ingresa la cantidad que gastó en una hoja de cálculo al final de cada día.
Como lo hace a diario, solo pasa unos cinco minutos por día de trabajo (menos de media hora por semana) trabajando en esta tarea.
Al final del mes, Sally revisa sus gastos y ve que está gastando mucho más dinero en comer en los restaurantes de lo que pensaba. Ella también quiere hacer un viaje a Italia. Armado con los datos de su libro de contabilidad ( la hoja de cálculo ), crea un presupuesto (un objetivo general) que la guía a gastar menos en comidas de restaurante a favor de la construcción de un fondo de vacaciones.
¿Qué hay de los sitios web automatizados?
Los sitios web de presupuestos como Mint.com actúan como libros contables automáticos. Estos sitios web rastrean y clasifican sus gastos y muestran sus gastos personales en forma de gráficos, cuadros y otros elementos visuales útiles. El aspecto de recopilación de datos de estos sitios web refleja las cualidades del libro mayor en lugar de las cualidades presupuestarias.
Pero estos sitios web también le permiten ingresar sus metas para el gasto futuro. En Mint.com, por ejemplo, puede ingresar que desea ahorrar $ 40,000 para un pago inicial en una casa . Incluso hay una herramienta que le ayuda a calcular cuánto dinero puede gastar razonablemente en una casa, en función de sus ingresos.
A continuación, puede seleccionar las cuentas o categorías de las que desea obtener los ahorros de su anticipo.
También puede controlar el progreso que hace hacia este objetivo.
El aspecto de seguimiento de objetivos de este sitio web refleja el verdadero presupuesto. Pero el presupuesto nunca puede ser completamente automatizado ya que requiere un elemento humano de juicio, evaluación y pensamiento crítico.
Un presupuesto implica la fijación de metas a gran escala, pero un libro de contabilidad puede ser una herramienta útil para ayudar a guiar ese proceso.