¿Cuándo y por qué necesita el Formulario W-9?
¿Quién debe emitir los formularios 1099-C?
Las Instrucciones para el Formulario 1099-MISC del Servicio de Rentas Internas explican las diversas situaciones que requieren que una empresa emita los Formularios 1099-MISC.
Debe completar, presentar y emitir este formulario a todos los proveedores o contratistas, no empleados, a quienes les haya pagado $ 600 o más durante el año.
Un empleado es cualquier persona cuyo trabajo usted o su empresa controlan. Si le paga a alguien para que conteste sus teléfonos, lo más probable es que sea un empleado porque establece sus horas y le dicta lo que debería hacer mientras está en el reloj. Los empleados no requieren el formulario 1099-MISC.
Si le paga a alguien para que limpie su oficina cuando no está abierto para el trabajo y él llega y lo hace a veces a su discreción, lo más probable es que sea un contratista independiente y requiera el Formulario 1099-MISC. El Servicio de Rentas Internas explica los puntos más finos de la identificación de contratistas independientes vs. empleados.
Excepciones a la regla del contratista / vendedor
No tiene que emitir formularios 1099-MISC para corporaciones C y S ni para entidades a las que compra productos, como mercaderías que luego revenderá.
Los pagos realizados a contratistas y vendedores con tarjeta de débito, tarjeta de crédito o a través de terceros como PayPal también están exentos: el IRS usa un método diferente para rastrear estas transacciones.
Cuándo solicitar un formulario completo W-9?
Es una buena práctica solicitar que un contratista independiente proporcione un Formulario W-9 completo tan pronto como el negocio sepa que tendrá que emitir un formulario 1099.
Pero a veces dejamos que estas solicitudes se deslicen hasta enero, cuando revisamos nuestros registros contables y nos damos cuenta de que no hemos llegado a un acuerdo.
Si debe emitir un formulario 1099-MISC y no tiene un formulario W-9 completo en el archivo, diga algo como, "Oye, voy a enviar su 1099-MISC a fines de enero y me di cuenta de que no tienes un W-9. ¿Podrías completar uno y enviármelo? Esto le permite al contratista saber que la información en el Formulario W-9 se usará para generar un documento fiscal específico.
Anime a las personas a que le envíen sus formularios W-9 completos de manera segura. Un formulario W-9 completo incluye información confidencial, como el número de seguridad social de una persona. Esta información debe mantenerse lo más privada y segura posible para minimizar el riesgo de que los datos caigan en las manos equivocadas. No se recomienda la transmisión de un Formulario W-9 completo como archivo adjunto inseguro a un correo electrónico. Pida que lo reciba por correo, entregue en mano o como un archivo adjunto protegido por contraseña a un correo electrónico.
NOTA: Las leyes fiscales cambian periódicamente y la información anterior puede no reflejar los cambios más recientes. Consulte a un profesional de impuestos para obtener el asesoramiento más actualizado. La información contenida en este artículo no pretende ser un consejo fiscal y no sustituye el asesoramiento fiscal.
Otras lecturas:
- Conozca más sobre el Formulario W-9
- Descargue un Formulario W-9 en blanco del IRS (pdf)
- Descargue las instrucciones para los solicitantes del Formulario W-9 del IRS (pdf)
- Cómo preparar el Formulario 1099-MISC para 2013 (Acerca de las leyes comerciales y los impuestos)