El formulario W-9 es un documento relativamente simple
Es posible que su banco u otras instituciones financieras le pidan que complete el Formulario W-9 para que puedan preparar varios tipos de formularios 1099 para informar intereses, dividendos y otros tipos de ingresos que haya ganado al IRS. Es posible que incluso le pidan uno cuando abre una cuenta.
Y, por supuesto, si usted o su compañía pagan contratistas o consultores independientes, también tendrá que lidiar con las complejidades del Formulario W-9. Afortunadamente, no son complicados.
¿Dónde obtener el Formulario W-9?
En la mayoría de los casos, la empresa o institución financiera le dará un Formulario W-9 en blanco y le pedirá que lo complete. De lo contrario, si usted o su empresa están en la posición de tener que emitir el Formulario W-9 a contratistas independientes, puede descargar el formulario del sitio web del IRS.
Completando el Formulario W-9
Completar el Formulario W-9 es bastante sencillo. Solo proporcione su nombre y número de seguridad social. Las empresas deben indicar su nombre y el número de identificación de su empleador allí.
Cuando envía el Formulario W-9, está certificando ante el IRS que el número de identificación fiscal que proporciona es correcto y exacto.
Señales de advertencia para tener en cuenta
El Formulario W-9 es un documento tributario estándar. Por sí solo, no plantea muchos problemas, pero hay algunas situaciones que pueden agitar una bandera roja:
- No conoce a la persona o empresa que le pide que complete el formulario W-9. Siempre debe tener cuidado al dar información confidencial como su nombre, dirección, número de seguro social o número de identificación del empleador. Asegúrese de saber quién le está pidiendo que complete el formulario, por qué lo están haciendo y cómo se utilizará la información fiscal que proporciona.
- Asegúrese de enviar el W-9 de forma segura. No envíe su W-9 completo como un archivo adjunto de correo electrónico no seguro o descifrado. Utilice un método seguro de entrega, como entrega manual, correo o un archivo adjunto encriptado a un correo electrónico.
- Pregunte qué tipos de documentos fiscales el solicitante pretende proporcionarle. Si no está seguro de por qué se le pide que complete un formulario W-9, pregunte qué tipos de documentos tributarios puede esperar recibir cuando se use la información.
- Esperaste un Formulario W-4 en su lugar. Si está comenzando un nuevo trabajo y su nuevo empleador le entrega un formulario W-9 para completar, pregúntele si trabajará como contratista independiente o como empleado. Los empleados completan los Formularios W-4 para establecer sus retenciones fiscales. Las personas que trabajan por cuenta propia no tienen impuestos retenidos de su pago: son responsables de realizar los pagos al IRS por su cuenta.
Consejos para completar el formulario W-9 si usted es una compañía de responsabilidad limitada
- Si su LLC es su propia entidad tributaria separada, como una sociedad, corporación C o corporación S, informe el nombre de la LLC y su número de identificación patronal federal en el Formulario W-9. Marque la casilla de clasificación fiscal correspondiente, indicando si usted es una sociedad, corporación C o corporación S. No marque la casilla de la compañía de responsabilidad limitada. Esto suena contradictorio, pero es lo que dice el IRS en sus instrucciones.
- Si la LLC es propiedad de otra LLC, entonces debe verificar la casilla de la compañía de responsabilidad limitada. También debe indicar la clasificación fiscal de la LLC principal.
- Si la LLC es propiedad de un único miembro , indique la clasificación fiscal del propietario.
- Si la LLC es propiedad de un único miembro que es una persona , el IRS le indica que debe indicar el nombre del propietario en la línea de "nombre" y el nombre de la LLC en la "línea de nombre comercial". El IRS prefiere que usted informa el número de Seguro Social del propietario en lugar del número de identificación federal del empleador de la LLC.
Sugerencias si está sujeto a retención obligatoria de respaldo
También debe certificar en el Formulario W-9 si está sujeto a una retención de respaldo . Esto es una retención a una tasa fija del 28 por ciento en los pagos realizados a usted o su empresa en determinadas circunstancias.
Existen dos razones comunes para la retención de respaldo: Su nombre y SSN no coinciden con los registros del IRS, o tiene una o más deudas impositivas pendientes y el IRS le ha notificado que está sujeto a retenciones de respaldo obligatorias hasta que estos impuestos se paguen por completo. .
La mayoría de los contribuyentes están exentos de retención adicional, pero si el IRS le ha notificado que usted está sujeto a ella, debe tachar el idioma en el punto # 2 en el área de certificación. Esta sección dice:
"2. No estoy sujeto a retenciones de respaldo porque: (a) estoy exento de retención de respaldo, o (b) el Servicio de Rentas Internas (IRS) no me ha notificado que estoy sujeto a retención de respaldo como resultado de una falla al reportar todos los intereses o dividendos, o (c) el IRS me ha notificado que ya no estoy sujeto a retención de respaldo ".
Respuestas a las preguntas más frecuentes
¿Con qué frecuencia debo actualizar un Formulario W-9?
Debe enviar un nuevo Formulario W-9 cada vez que su información cambie. Complete un nuevo formulario W-9 si su nombre, nombre comercial, dirección, número de seguro social o número de identificación del empleador han cambiado.
Recibí un W-9 de una fuente poco probable. ¿Que debería hacer?
Algunas personas han recibido solicitudes del Formulario W-9 de los propietarios y otras personas o empresas. El formulario W-9 se utiliza para solicitar oficialmente a una persona o empresa que proporcione su nombre, dirección y número de identificación del contribuyente para que la parte solicitante pueda emitir correctamente los documentos tributarios al IRS. En general, cualquier negocio que le pague intereses, dividendos, compensación no de empleados u otros tipos de ingresos reportables probablemente soliciten el Formulario W-9, por lo que parece poco probable que un propietario le pida que complete uno. Si recibe un W-9 de una fuente poco probable que no espera que le pague dinero por algún motivo, pregunte por qué es necesario. No lo complete y preséntelo si tiene dudas, al menos no sin consultar antes con un profesional de impuestos.
Recibí un W-9 de mi empleador. ¿Que debería hacer?
Si usted es o estaba siendo tratado como un empleado con un sueldo regular y su empleador de repente le pide que complete un Formulario W-9, esto indica que su empleador ahora quiere tratarlo como un contratista independiente. Esta puede ser una situación bastante pegajosa. Por un lado, hay algunas razones legítimas por las que podrías convertirte en un contratista independiente en lugar de un empleado. Por otro lado, los empleadores a veces se encuentran con dificultades financieras y ya no pueden pagar la mitad de los impuestos sobre la nómina.
Si obtiene un W-9 de su empleador, primero pregúntese si usted es un empleado o un contratista independiente. Si cree que es un empleado y no puede llegar a un consenso después de hablar con su empleador, puede solicitarle al IRS que determine su estado laboral. Por supuesto, es posible que su empleador no aprecie esto, pero es mejor estar seguro que lamentar. Si su empleador lo reclasifica como contratista independiente, usted se convierte en responsable de pagar su mitad de los impuestos sobre la nómina como impuestos por cuenta propia.