Utilice el software de presupuesto para facilitar la configuración y la administración de un presupuesto personal. Este software hace que el presupuesto sea más rápido y más preciso porque se ingresan las transacciones de ingresos y gastos para cada una de sus cuentas financieras, luego el software le dice a lo largo del tiempo cuánto se gastó en cada categoría de gastos. Recibirás advertencias si estás cerca de sobrepasar tu presupuesto también.
01 Categorías de presupuesto flexible
En el software, asignará categorías a las transacciones que realice a lo largo del mes, y es importante que seleccione las categorías correctas para definir sus gastos, de modo que el informe de presupuesto sea preciso. Debería poder dividir las transacciones en subcategorías si desea informes más detallados.
02 Cambios de ingresos y gastos de mes a mes
Todo el mundo tiene algunos gastos fluctuantes, como facturas de calefacción que son más altas en el invierno, o ingresos que cambian de mes a mes.
Si necesita trabajar con ingresos fluctuantes, querrá un software de presupuesto que no lo obligue a ingresar el mismo monto mensual para obtener ingresos. Para los gastos que cambian a menudo, puede asignar el monto del gasto promedio durante un año dividiendo el total de todos los pagos esperados por un año entre 12. Solo asegúrese de reservar los fondos no gastados en los meses en que el gasto sea más ligero para cubrir meses cuando las facturas son mas altos.
Otra buena opción para manejar los ingresos o gastos que cambian mes a mes es utilizar el software de presupuesto de sobres, que se discute a continuación.
03 Probar el presupuesto de sobres
El presupuesto de sobres es una excelente forma de trabajar con gastos fluctuantes. El software que funciona según este principio transfiere los fondos no utilizados en categorías de gastos al próximo mes. El software de presupuesto de sobres también distribuirá automáticamente los cheques de pago entre las categorías de presupuesto para reflejar cómo planea gastar su dinero.
04 informes presupuestarios
El software de presupuesto que elija debe tener algunos informes simples que le muestren qué tan bien está siguiendo su presupuesto mensualmente, trimestralmente y anualmente. Si planea ver sus gastos muy de cerca, asegúrese de que el software ofrezca informes semanales o un panel de control en tiempo real en el que obtenga informes de un vistazo sobre las categorías presupuestarias principales. Los informes básicos muestran la cantidad presupuestada, el gasto real y la diferencia entre los dos, y usted debe poder cambiar el marco de tiempo para este informe. El software probablemente tendrá otros informes más detallados también. Si desea imprimir informes de presupuesto, busque la posibilidad de hacerlo. Algunos programas en línea solo ofrecen informes en pantalla.
05 Seguridad de la información financiera
El cifrado de datos es obligatorio si ingresa números de cuenta u otra información de identificación en el software de presupuesto o si descarga transacciones en lugar de ingresarlas a mano. Lea la declaración de privacidad o seguridad para el software de presupuesto en línea.
- La seguridad no es un problema cuando configura cuentas con nombres genéricos como Checking o Master Card y sin números de cuenta o información personal. Incluso si sus datos fueron pirateados, no habría forma de robar su identidad o sus números de cuenta.
- Contraseñas: si el software de presupuesto de escritorio no requiere una contraseña para acceder, configure su computadora con una contraseña cuando se inicie. El software de presupuesto en línea siempre requiere una contraseña (¡no use software financiero en línea sin una contraseña!).
06 Mantenga sus datos
La mayoría del software de presupuestos le permitirá exportar sus datos a un archivo CSV que puede leerse fácilmente con un programa de hoja de cálculo como Excel. Esta característica es particularmente importante si usa un software que le permite rastrear transacciones en varias cuentas financieras. Si en el futuro decide usar otro presupuesto o software de finanzas personales, o si desea analizar el gasto en una hoja de cálculo, tener sus datos en CSV, QIF u otro formato ahorrará horas de ingreso de datos.
07 La configuración debe ser fácil
Esto puede ser sorprendente, pero tener una manera especialmente fácil de establecer un presupuesto en este software no es tan importante como las otras características mencionadas anteriormente. Esto se debe a que una vez que se establece el presupuesto, no trabajará con él, excepto tal vez para modificarlo cambiando los montos presupuestados o una categoría de gastos aquí y allá.
Por supuesto, tampoco desea un software de presupuesto que sea difícil de configurar, y la tarea en realidad no debería ser una molestia. La mejor manera de determinar qué tan fácil es usar el software de presupuesto es descargar una versión de prueba gratuita, que generalmente se ofrece.
Si desea experimentar con los escenarios de presupuestación, asegúrese de que se admiten escenarios hipotéticos o de ahorrar un presupuesto existente mientras se edita una copia. Si desea tener más de un presupuesto, por ejemplo, un presupuesto personal y un presupuesto para una pequeña empresa, el software debe admitir presupuestos múltiples.
08 Opciones de presupuesto de software
He reunido opciones de software de buen presupuesto que son fáciles de usar y tienen suficientes características para mantener sus gastos en el camino ahora y en el futuro. My 10 Budgeting Software and Online Apps tiene opciones para computadoras Mac y Windows, y aplicaciones de presupuesto en línea.