Consejos para los impuestos de empleo del hogar
"Si una familia paga a un empleado $ 1,900 o más en un año calendario, entonces oficialmente son un empleador doméstico con un empleado, y deben retener el Seguro Social y Medicare y pagar los impuestos al empleador", dice Eva MacCleery, una experta en impuestos, y director de servicio al cliente en Care.com HomePay.
Este umbral de $ 1,900 se aplica para el año calendario 2015. Para el año 2016, el umbral es de $ 2,000. En Tax Topic 756, el IRS escribe:
"Si paga salarios en efectivo de $ 2,000 o más para 2016 (este límite puede cambiar de un año a otro) a cualquier empleado doméstico, generalmente debe retener el 6.2% de la seguridad social y el 1.45% de los impuestos de Medicare (para un total de 7.65% ) de todos los salarios en efectivo que pague a ese empleado. También debe pagar su parte de los impuestos de seguridad social y Medicare, que también es 7.65% de los salarios en efectivo. (Los salarios en efectivo incluyen los salarios que paga con cheque, giro postal, etc.) usted prefiere pagar la parte que le corresponde a sus empleados de los impuestos de la seguridad social y de Medicare de sus propios fondos, debe retener el 7.65% de cada pago de los salarios en efectivo que realice ".
¿Tu mano amiga es un empleado?
La mejor manera de averiguar si usted es responsable de pagar los impuestos de empleo del hogar, aconseja MacCleery, es hacerse las siguientes tres preguntas:
- "¿Qué tipos de obligaciones desempeña el trabajador? ¿Son de naturaleza familiar?"
- "¿Quién controla la forma en que se realiza el trabajo?" y finalmente
- "¿Pagaré a esta persona 1,900 dólares o más por año?" ($ 2,000 para 2016)
Definiendo "Naturaleza del hogar"
El trabajo de "naturaleza familiar" incluye los servicios prestados en las siguientes profesiones:
- Niñera,
- Cuidando,
- Limpieza de la casa,
- Trabajadores domésticos,
- Chóferes,
- Cuidado de la salud en el hogar,
- Gestión interna,
- Niñeras,
- Enfermeras privadas, y
- Trabajadores de patio
¿Cuánto control tiene sobre el trabajo que hace su profesional del hogar en su hogar? ¿El trabajador está prestando servicios en forma independiente o trabajando como empleado? ¿Quién controla el trabajo?
"El trabajador es su empleado si puede controlar no solo qué trabajo se realiza, sino cómo se hace", dice el IRS en la Publicación 926, Guía de Impuestos del Empleador del Hogar. MacCleery explica: "usted es un empleador doméstico cuando tiene derecho a controlar cuándo, dónde, cómo y quién debe realizar el trabajo".
Si no está claro si el trabajador es un empleado o un contratista independiente, entonces "puede hacer que el IRS le dé una resolución formal", dice MacCleery; "puede completar un Formulario SS-8 respondiendo unas 20 preguntas, enviándolo al IRS describiendo la naturaleza del trabajo, y el IRS le responderá con una decisión formal".
El proceso para manejar los impuestos al empleo en el hogar
Una vez que las familias pagan a los empleados del hogar $ 2,000 o más por año (para 2016), "tienen las mismas obligaciones que un negocio", dice MacCleery.
"El empleado llena un W-4 ; la familia retiene impuestos, proporciona recibos de sueldo, [y] declara impuestos trimestralmente, al igual que un negocio".
Paso 1: establecer un presupuesto
Un presupuesto tendrá en cuenta todos los costos asociados con el empleo de trabajadores domésticos. Esto incluye el pago bruto más los impuestos solo para el empleador. También es posible que desee restar exenciones impositivas, como las cuentas de gastos flexibles de cuidado de dependientes o el crédito tributario por cuidado de menores y dependientes .
Paso 2: Firme un contrato de empleo con el empleado del hogar.
Hay un contrato de muestra en el sitio Care.com HomePay en https://www.care.com/homepay/sample-nanny-contract-1309060137
Paso 3: regístrese con el IRS y el estado
Tendrá que configurar cuentas de nómina y de impuestos de empleo. Necesitará un número de identificación del empleador para que sus impuestos sobre la nómina se puedan procesar correctamente.
Paso 4: configurar la nómina
Esto incluye la frecuencia del pago (por ejemplo, semanal, quincenal o quincenal), la configuración del software para la contabilidad de nómina y la configuración del depósito directo y los procesos para emitir recibos de pago. Las declaraciones de impuestos se presentan trimestralmente. Al final del año, la familia emite un Formulario W-2 a los empleados para informar sus salarios anuales y retenciones de impuestos. Y finalmente, un Anexo H se archiva con el Formulario 1040 para resumir los impuestos anuales sobre nómina. Las familias pueden contratar a un contador para ayudarlos a establecer sus procesos de nómina y preparar sus presentaciones durante todo el año.
Paso 5: cumplir con los plazos
Las fechas límite "se adaptan a cada cliente", dice MacCleery. El IRS y "algunos estados quieren los pagos de impuestos con más frecuencia cuando los pagos de impuestos son más grandes". Hay fechas límite para el pago de impuestos y plazos para la presentación de declaraciones. Averigüe qué fechas límite se aplican a su situación.
Cómo los impuestos de empleo del hogar benefician al empleado
Los impuestos sobre el empleo del hogar benefician al empleado "porque ahora tiene un historial laboral", dice MacCleery. El empleado adquiere "derecho a beneficios importantes como la Seguridad Social y Medicare al momento de la jubilación, y el desempleo si es despedido por causas ajenas a su voluntad". MacCleery señala que las trabajadoras domésticas son elegibles para el seguro por discapacidad en cinco estados, proporcionando cobertura a los trabajadores si no pueden trabajar debido a una lesión o enfermedad.
Beneficios para el empleador: reducción de riesgos y sanciones
El beneficio principal de pagar adecuadamente a su profesional del hogar es que los empleadores del hogar reducen su riesgo de auditoría, incluidos los riesgos de clasificación errónea de los trabajadores.
¿Lo que está en juego? Considere este escenario hipotético: supongamos que una familia clasifica erróneamente a su trabajador como un contratista independiente y emite un 1099-MISC en lugar de un W-2. "Las familias sienten que están haciendo lo correcto al usar un formulario de impuestos", como el 1099-MISC, dice MacCleery, "pero ahora el empleado tiene que pagar ambas mitades de FICA. Si el trabajador es realmente un empleado, entonces la familia deberían pagar su parte de FICA más impuestos de desempleo ".
Las agencias estatales trabajan estrechamente con el IRS en cuestiones de clasificación errónea de los trabajadores. Entonces, si una agencia se entera de que un trabajador está clasificado erróneamente como un contratista independiente, puede compartir la información con la otra agencia para trabajar juntos en esos casos. "Lo que vemos es que el empleado pierde trabajo y va a presentar un reclamo de seguro de desempleo. La agencia estatal no tiene registro (de ganancias), entonces el estado hace una auditoría con la familia y la familia tiene que presentar un impuesto retroactivo regresa ", explicó MacCleery.
Beneficios para el empleador - Incentivos fiscales
Pero hay otro beneficio para los empleadores del hogar. "Además de la tranquilidad, es probable que califiquen para un crédito fiscal", dice MacCleery. El empleador puede tomar el crédito tributario por cuidado de menores y dependientes en su 1040 personal. Para contribuyentes con ingresos brutos ajustados mayores a $ 43,000, el crédito por cuidado infantil vale 20% de los gastos de cuidado infantil, con un monto máximo de crédito fiscal de $ 600 para familias con un niño o $ 1,200 para familias con dos o más hijos.
Además, si el contribuyente tiene una cuenta flexible de gastos de cuidado de niños en su trabajo, podría cobrar hasta $ 5,000 de ingreso salarial antes de impuestos a través de una cuenta de gastos flexibles de cuidado de dependientes.
Ahora, estas dos exenciones fiscales están coordinadas entre sí. Para los contribuyentes que tienen acceso a una FSA de cuidado de dependientes, la estrategia preferida es maximizar su FSA de cuidado de dependientes ($ 5,000). Si el contribuyente tiene dos o más hijos, entonces usaría los siguientes $ 1,000 de gastos de cuidado infantil como parte de su crédito tributario por cuidado de niños, lo que da como resultado un crédito fiscal de $ 200.
"Esa es la división más eficiente", dice MacCleery; "solo divídalo de esa manera si la familia tiene dos o más dependientes. De lo contrario, la mejor opción es usar $ 5,000 para la cuenta de cuidado de dependientes y no tomar el crédito de cuidado infantil. Si por alguna razón no tiene acceso a un dependiente cuenta de cuidado, entonces puede recurrir al crédito de cuidado infantil por sí mismo ".
"No es tan caro pagar legalmente una vez que tenga en cuenta todas las desgravaciones fiscales", dijo MacCleery.
Directorio de enlaces impositivos de empleo del hogar:
En el sitio web de IRS.gov
- Publicación 926, Guía de impuestos del empleador de la familia
- Tema fiscal 756, Impuestos de empleo para empleados del hogar
- Anexo H (Formulario 1040), Impuestos de empleo del hogar
- Publicación 15 (Circular E), Guía impositiva del empleador
- Contratación de empleados del hogar
- Cuidadores familiares e impuesto de trabajo por cuenta propia
- Tema fiscal 602, Crédito por cuidado de menores y dependientes
- Publicación 503, Gastos de cuidado de menores y dependientes
- Formulario W-10, Identificación y certificación del proveedor de cuidado de dependientes (pdf, incluye instrucciones)
- Formulario 2441, Gastos de cuidado de menores y dependientes
- Internal Revenue Manual, 20.2.12, Sanciones e intereses sobre los impuestos sobre el empleo
Publicado por primera vez el 27 de marzo de 2015. Revisado el 20 de abril de 2015.