La naturaleza del saldo de las cuentas por cobrar de una empresa depende del sector y la industria en la que opera, así como también de las políticas de crédito que la administración ha establecido.
Las empresas documentan su A / R en el balance, como activo corriente.
Grabación de A / R en el Balance
La mejor manera de entender las cuentas por cobrar es ver una transacción y cómo termina en el balance general .
Imagínese que Wal-Mart quiere encargar un nuevo conjunto de libros de Harry Potter en edición especial del editor. Negocia una ejecución de 50,000 unidades que no estará disponible en ningún otro lado. Los libros se imprimen y se empaquetan, y el editor cobrará a Wal-Mart $ 30 por juego. Wal-Mart venderá los conjuntos por $ 90 cada uno a sus clientes.
Cuando el editor envíe las 50,000 unidades a Wal-Mart, incluirá una factura por $ 1,500,000. Eso es dinero que se debe al editor (50,000 qty x $ 30 por set = $ 1,500,000). Wal-Mart ha recibido los libros físicos, pero el editor no ha sido pagado a pesar de que tiene derecho legal a su dinero.
Ese $ 1,500,000 se asienta en el balance del editor como una cuenta por cobrar.
Por otro lado, se encuentra en el balance de Wal-Mart como un activo de inventario y un pasivo por pagar .
Términos de pago
En general, una empresa vende productos a plazos de créditos para su A / R. Los términos incluyen la cantidad de días dentro de los cuales los clientes deben pagar su factura antes de que se les cobre una tarifa por pago atrasado.
Cuando los clientes no se adhieren a los términos de pago, el vendedor puede acercarse a su cliente y ofrecer nuevos términos o algún otro remedio para cobrar la factura.
Si no se produce ningún progreso, el saldo de las cuentas por cobrar se transfiere a una agencia de cobro o, en casos más extremos, la empresa demanda a la persona o institución que le debe dinero, buscando alivio de un tribunal confiscando activos.
Las empresas a menudo utilizan cualquiera de una serie de términos de A / R habituales. Estos se expresan como "Net 10", "Net 15", "Net 30", "Net 60" o "Net 90". Los números se refieren a la cantidad de días en que se adeuda y se espera que pague la cantidad neta. Por ejemplo, net 10 significa que tiene diez días desde el momento de la factura para pagar su saldo.
Para liberar el flujo de caja y aumentar la velocidad a la que puede acceder a los fondos, muchas compañías ofrecen un descuento por pronto pago en saldos de A / R con una fecha de vencimiento más larga para motivar a sus clientes a que les paguen antes. Por lo general, lo mejor para el cliente es aprovechar el descuento y pagar anticipadamente, ya que el descuento equivale a una tasa de crecimiento anual compuesta muy superior a lo que podría ganar en otro lugar.
Grandes saldos de acreedores
Tener un gran saldo de A / R en el balance parece positivo. Uno pensaría que todas las empresas quieren una avalancha de dinero en efectivo futuro que les llegue.
Sin embargo, el dinero en A / R es dinero que no está en el banco, lo que expone a la compañía a un grado de riesgo. Si Wal-Mart quiebra o simplemente no le paga al editor, se verá forzado a anotar el saldo de la cuenta de ahorros en su balance en $ 1.5 millones.
Absorber esta pérdida y quedarse con 50,000 unidades de libros personalizados de Harry Potter podría ser devastador para el editor. Eche un vistazo al libro de cuentas por cobrar de una empresa. Debería estar bien diversificado. Si un cliente o cliente representa más del cinco o el 10 por ciento de las cuentas por pagar, esto crea una exposición y puede ser motivo de preocupación.
Normalmente, las empresas crean una reserva de efectivo para prepararse para situaciones como esta. Las reservas son cargos contables específicos que reducen las ganancias cada año, con el objetivo de aproximar las pérdidas anticipadas. Si las reservas son inadecuadas o deben aumentarse, es necesario realizar cargos adicionales en el estado de resultados .
Las reservas se utilizan para registrar el dinero reservado para cubrir todo tipo de problemas, que van desde las expectativas de devolución de la garantía a las disposiciones de préstamos incobrables en los bancos.
Ingresos prepagos o no ganados
Algunas empresas tienen un modelo de negocio diferente y en realidad se les paga por adelantado. En este caso, la empresa no registra una cuenta por cobrar, sino que ingresa un pasivo en su hoja de balance a una cuenta conocida como ingresos no ganados o ingresos prepagos.
A medida que se gana el dinero, ya sea enviando los productos prometidos, progresando durante el proceso de fabricación al usar el método del "porcentaje de finalización" o el paso del tiempo, se transfiere de los ingresos no ganados en el balance a los ingresos por ventas en los ingresos declaración, reduciendo la responsabilidad y aumentando las ventas informadas.
Una buena ilustración de esto es la industria de administración de activos . Los clientes a menudo pagan honorarios a un Asesor de inversiones registrado trimestralmente, facturado por adelantado. La compañía asesora recibe el efectivo pero aún no ha ganado ese efectivo. Por cada día hábil que se aprueba, un determinado porcentaje de los honorarios se gana y no es reembolsable.
Una empresa de administración de activos que opta por cobrar atrasos, por otro lado, tendría temporalmente un saldo de A / R en su balance general, generalmente por solo uno o dos días, ya que las tarifas se deducen de las cuentas de custodia del cliente en la mayoría de los casos.